Verfahrensdokumentation für Kleinunternehmen

Mittlerweile ist es für jedes Unternehmen selbstverständlich, dass tagtäglich steuerrelevante Daten in elektronischer Form verarbeitet werden. Dies gilt nicht nur für mittlere und größere Unternehmen, sondern auch für Kleinunternehmen. Denn auch kleine Unternehmen und Selbstständige versenden ihre Rechnungen heute meist digital, oder nutzen elektronische Kassensysteme und Onlineshops. In den GoBD, den Grundsätzen zur ordnungsgemäßen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie Datenzugriff, ist seit 2015 geregelt, worauf bei digitalen steuerrelevanten Prozessen im Unternehmen zu achten ist. Ein ganz wesentlicher Bestandteil ist dabei die Verfahrensdokumentation. In ihr wird beschrieben, wie das Unternehmen mit eben diesen Daten, Belegen, Prozessen im Detail umgeht. Sie dient dem Betriebsprüfer vom Finanzamt als Überblick und wird in der Regel vor einer Betriebsprüfung oder bei der Kassennachschau angefordert. Die Verfahrensdokumentation garantiert die Nachprüfbarkeit und Nachvollziehbarkeit der Buchführung und ist für jedes Unternehmen Pflicht.

Müssen auch Kleinunternehmen eine Verfahrensdokumentation erstellen?

In den GoBD wird kein Unterschied im Hinblick auf die Unternehmensgröße gemacht. Es wird lediglich darauf hingewiesen, dass die Anforderungen an eine Verfahrensdokumentation mit der Komplexität des Unternehmens steigen. Ob eine Verfahrensdokumentation den Anforderungen der Finanzverwaltung genügt und ob sie tatsächlich vorgelegt werden muss, liegt am Ende immer im Ermessen der Betriebsprüfer. Sollte der Betriebsprüfer jedoch zu dem Schluss kommen, dass ohne Verfahrensdokumentation die Nachprüfbarkeit und Nachvollziehbarkeit der Buchhaltung nicht gewährleistet ist, so kann im Extremfall die gesamte Buchführung verworfen werden und eine Hinzuschätzung erfolgen. Vor dieser Gefahr sind auch Kleinunternehmen nicht gefeit. Zwar sind die steuerlichen Prozesse in Kleinunternehmen meist einfacher strukturiert, kommen jedoch die Bereiche Kassenführung, Onlinehandel oder ersetzendes Scannen ins Spiel, sieht die Situation meist anders aus.

Verfahrensdokumentation als Chance zur Prozessoptimierung

Hinzu kommt, dass sehr viele Kleinunternehmen neben der Verfahrensdokumentation noch viele weitere Bereiche der GoBD im unternehmerischen Alltag nicht beachten und somit Gefahr laufen, bei einer Betriebsprüfung mit Beanstandungen konfrontiert zu werden.

Ein sehr weit verbreitetes Problem in Kleinunternehmen ist die fehlende revisionssichere Ablage von elektronischen Belegen. Noch immer ist der Einsatz von Word und Excel zur Erstellung von Rechnungen bei Kleinunternehmen, Selbständigen und Freelancern sehr weit verbreitet. Viele Unternehmen sind der Ansicht, es genüge diese Rechnungen als PDF abzuspeichern und dann auf dem PC in einem gewöhnlichen Ordner dauerhaft zu speichern. Da diese Rechnungen auch im Nachhinein geändert werden können, gelten sie nicht als revisionssicher, und es liegt ein Verstoss gegen die GoBD vor. Das Problem liegt dabei weniger in der Generierung der Rechnung mit Word oder Excel, als vielmehr in der Speicherung als PDF im Windows Explorer. Würden die Rechnungen in einem Dokumentenmanagementsystem abgespeichert, so wäre bei diesem Vorgehen die Revisionssicherheit erfüllt.

Der Vorteil einer Verfahrensdokumentation ist nun, dass Prozesse dieser Art darin detailliert beschrieben werden müssen. Geschieht dies beispielsweise mit unserem Onlinetool dokutar, so wird man immer wieder darauf hingewiesen, dass die ein oder andere Vorgehensweise im Unternehmen nicht rechtskonform ist und geändert werden muss. dokutar macht dies an sehr vielen Stellen und hilft dem Unternehmen so seine Prozesse zu optimieren und Schaden abzuwenden. Eine Verfahrensdokumentation kann somit insbesondere für Kleinunternehmen deutlich mehr sein als nur lästige Pflichterfüllung.

Hinzu kommt, dass mit dokutar die Erstellung einer Verfahrensdokumentation sehr einfach und schnell von der Hand geht und der Tarif Basic mit nur 3,90 €/Monat für jeden erschwinglich ist.

Sind Musterverfahrensdokumentationen für Kleinunternehmen geeignet?

Viele Kleinunternehmen versuchen Kosten zu sparen und auf die Nutzung von Musterverfahrensdokumentationen zurück zu greifen. Dabei muss jedoch beachtet werden, dass diese Musterverfahrensdokumentationen extrem umfangreich sind und die Nutzung sehr zeitaufwendig ist. Wir haben in einem separaten Blogbeitrag deshalb die Vor- und Nachteile einer Musterverfahrensdokumentation aufgeführt.