Verfahrensdokumentation selber erstellen!

einfach, effektiv, sicher

Der Onlinedienst für Unternehmer, Freiberufler und Steuerberater zur Erstellung von Verfahrensdokumentationen nach GoBD.

check_box Schritt für Schritt zur Verfahrendokumentation

check_box Bereit für Betriebsprüfung und Kassen-Nachschau

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Server SiegelSSL SiegelSiegel Software mandantenfähig

Verfahrensdokumentation ist Pflicht

Seit 2015 schreibt die GoBD für jedes Unternehmen, das steuerlich relevante Dokumente in digitaler Form verarbeitet und speichert, die Erstellung einer Verfahrensdokumentation vor. Darin soll dargelegt werden, wie im Unternehmen mit diesen Dokumenten umgegangen wird. Eine solche Dokumentation soll aus vier Teilen bestehen: Allgemeine Beschreibung, Anwenderdokumentation, Technische Systemdokumentation, Betriebsdokumentation. Doch was verbirgt sich dahinter im Einzelnen? Mit dokutar müssen Sie sich darüber keine Gedanken machen.

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Legen Sie sofort los

Erstellen Sie ohne Vorkenntnisse eine Verfahrensdokumentation für Ihr Unternehmen und sehen Sie der nächsten Betriebsprüfung gelassen entgegen.

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Sparen Sie Zeit und Geld

dokutar führt Sie durch alle relevanten Fragen und erspart Ihnen aufwändige Recherchearbeit und damit Zeit, Geld und Nerven.

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Bleiben Sie up-to-date

Durch regelmäßige Aktualisierungen bleibt Ihre Dokumentation immer auf dem neuesten Stand und müssen sich um die rechtlichen Vorgaben nicht kümmern.

Funktionen von dokutar

Mit dokutar wird das Erstellen einer Verfahrensdokumentation kinderleicht. Das System führt Sie durch einen Katalog an Fragen zu allen relevanten Themenbereichen. Anschließend können Sie die Dokumentation als PDF erstellen, ausdrucken und bei Bedarf dem Betriebsprüfer vorlegen.

Definieren Sie welche Belegarten auf welche Weise abgelegt werden. Nutzen Sie hierfür die von Ihnen definierten Ablageorte. Wenn Sie ein Dokumentmanagementsystem nutzen, dann vereinfacht sich die Dokumentation der Belegablage nochmals, da Sie nur angeben müssen um welches DMS es sich handelt und nach welchen Kriterien indexiert wird. dokutar leitet Sie ganz intuitiv durch diesen Bereich.

Die Kassenführung ist ein ganz wesentlicher Teil der Dokumentation, auf die bei der Betriebsprüfung und Kassen-Nachschau besonders geblickt wird. In dokutar können Sie beliebig viele Kassen anlegen und anhand vorgefertigter Fragen erläutern, wer für die verschiedenen Prozesse der Kassenführung zuständig ist, wo Belege, Tagessummenbonds abgelegt werden und vieles mehr.

Wer auf die Papierablage weitestgehend verzichten möchte kann Belege, die in Papierform vorliegen einscannen und anschließend vernichten. Wie dieser als Ersetzendes Scannen bezeichnete Prozess im Unternehmen durchgeführt wird, muss ebenfalls im Detail dokumentiert werden. dokutar stellt Ihnen hier einige Fragen zur eingesetzten, Hardware, zur Freigabe des Einleseprozesses, zur Lesbarkeitskontrolle, zur Vernichtung der Belege usw.

Bei der digitalen Verarbeitung und Archivierung von steuerlich relevanten Dokumenten wird zwangsläufig Hard- und Software eingesetzt. In dokutar finden Sie Bereiche, in denen Sie die relevante Hardware und die verwendeten Softwareprodukte auflisten und beschreiben können. Anhand vorgefertigter Fragen werden dabei Zuständigkeiten geklärt,  aufgeführt ob Backups durchgeführt werden, ob ein DMS zum Einstz kommt u.v.m

In dokutar stehen 18 vordefinierte Geschäftsprozesse zur Verfügung. Diese reichen von der Anlagenführung über die Lohn- und Finanzbuchhaltung bis hin zur Inventur und zum Zahlungsverkehr. Und wenn Sie einen für Sie wichtigen Geschäftsprozess nicht finden, so können Sie weitere individuelle Prozesse anlegen und Beschreiben.

Wenn Sie bereits Prozessbeschreibungen oder Arbeitsanleitungen vorliegen haben, so können Sie diese ganz einfach an die Verfahrensdokumentation anhängen. Dies erspart Ihnen zusätzlich Arbeit. Ab der Version 2.2 wird es zudem möglich sein, diese Dokumente hochzuladen, so dass sie mit der Dokumentation an einem Ort gespeichert wird.

Die GoBD schreiben vor, dass die Verfahrensdokumentationen revisionssicher sein müssen. dokutar erfüllt diese Aufgabe indem Änderungen Versioniert werden können. Durch Festschreiben einer Dokumentation erhält diese eine Versionsnummer und Versiondatum und kann anschließend nicht mehr verändert werden. Sollen weitere Änderungen dokumentiert werden, so können diese in dokutar eingefügt und anschließend eine neue Version festgeschrieben werden.

Ein ganz wesentliches Feature von dokutar ist die Möglichkeit Listen von Mitarbeitern, externen Dienstleistern, Hardware, Software, Zugangsgruppen und Ablagelageorten zentral zu verwalten. Die dort angelegten Elemente können dann ganz einfach in den Fragekatalogen mittels Auswahlfeldern an entsprechender Stelle eingefügt werden. Ändern sich eeinzelne Elemente, so können die Anpassungen in der zentralen Liste durchgeführt werden. Dies ist ein wesentlicher Vorteil gegenüber Muster-Verfahrensdokumentationen.

Steuer- und Unternehmensberater können dokutar nutzen, um für Ihre Mandanten Verfahrensdokumentationen zu erstellen. Zahlreiche Funktionen im mnadantenfähigen Account ermöglichen es schnell und effizient die Fragenkataloge abzuarbeiten.

Für Unternehmens- und Steuerberater

Mit einem mandantenfähigen Account können Unternehmens- und Steuerberater Verfahrensdokumentationen für ihre Mandanten erstellen und verwalten. Mit seinem großen Funktionsumfang und dem transparenten und attraktive Preismodell ist dokutar derzeit eines der führenden Software-Tools im Bereich Verfahrensdokumentation und GoBD. Neben einer Vielzahl an Unternehmen wird dokutar bereits von über 100 Unternehmens- und Steuerberatern genutzt.

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Die Verfahrensdokumentation für Ihre Branche

dokutar bietet passgenaue Lösungen für Ihre Bedürfnisse.

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Verfahrensdokumentation

Verfahrensdokumentation ist Pflicht! Im Zuge der Digitalisierung hat die Verfahrensdokumentation enorm an Bedeutung gewonnen. Sie bildet quasi das Herz der ab 01.01.2015 geltenden GoBD (Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie Datenzugriff).

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Datensicherheit

Wir legen höchsten Wert auf die Sicherheit Ihrer Daten. Ihre Daten werden verschlüsselt in deutschen Hochsicherheitsrechenzentren, die nach der ISO-Vorschriften DIN ISO 27001 arbeiten gespeichert. Dazu gehören unter anderem Diebstahl- und Brandschutz sowie eine vollautomatische Sicherung Ihrer Daten – täglich.
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Preise

dokutar können Sie bereits ab 3,90 EUR pro Monat in der Basisversion  nutzen. Es fallen keine Einmalgebühren oder Einrichtungskosten an. Unsere Preise sind abhängig von der Mitarbeiterzahl und der Anzahl Kassen in Ihrem Unternehmen. Updates und Anpassungen aufgrund geänderter rechtlicher Vorgaben sind in der Monatspauschale inbegriffen.

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