Verfahrensdokumentation ist Pflicht
Seit 2015 schreibt die GoBD für jedes Unternehmen, das steuerlich relevante Dokumente in digitaler Form verarbeitet und speichert, die Erstellung einer Verfahrensdokumentation vor. Darin soll dargelegt werden, wie im Unternehmen mit diesen Dokumenten umgegangen wird. Eine solche Dokumentation soll aus vier Teilen bestehen: Allgemeine Beschreibung, Anwenderdokumentation, Technische Systemdokumentation, Betriebsdokumentation. Doch was verbirgt sich dahinter im Einzelnen? Mit dokutar müssen Sie sich darüber keine Gedanken machen. Denn unser Online-Tool führt Sie, wie in einem Interview, durch alle relevante Fragen und erstellt daraus dann die Verfahrensdokumentation. Damit sind Sie für die nächste Betriebsprüfung oder Kassen-Nachschau durch das Finanzamt bestens gerüstet.
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Erstellen Sie ohne Vorkenntnisse eine Verfahrensdokumentation für Ihr Unternehmen und sehen Sie der nächsten Betriebsprüfung gelassen entgegen.
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Sparen Sie Zeit und Geld
dokutar führt Sie durch alle relevanten Fragen und erspart Ihnen aufwändige Recherchearbeit und damit Zeit, Geld und Nerven.
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Bleiben Sie up-to-date
Durch regelmäßige Aktualisierungen bleibt Ihre Verfahrensdokumentation immer auf dem neuesten Stand.
Funktionen von dokutar
Mit dokutar wird das Erstellen einer Verfahrensdokumentation kinderleicht. Das System führt Sie durch einen Katalog an Fragen zu allen relevanten Themenbereichen. Anschließend können Sie die Dokumentation als PDF erstellen, ausdrucken und bei Bedarf dem Betriebsprüfer vorlegen.
Definieren Sie welche Belegarten auf welche Weise abgelegt werden. Nutzen Sie hierfür die von Ihnen definierten Ablageorte. Wenn Sie ein Dokumentmanagementsystem nutzen, dann vereinfacht sich die Dokumentation der Belegablage nochmals, da Sie nur angeben müssen um welches DMS es sich handelt und nach welchen Kriterien indexiert wird. dokutar leitet Sie ganz intuitiv durch diesen Bereich.
Die Kassenführung ist ein ganz wesentlicher Teil der Dokumentation, auf die bei der Betriebsprüfung und Kassen-Nachschau besonders geblickt wird. In dokutar können Sie beliebig viele Kassen anlegen und anhand vorgefertigter Fragen erläutern, wer für die verschiedenen Prozesse der Kassenführung zuständig ist, wo Belege, Tagessummenbonds abgelegt werden und vieles mehr.
Wer auf die Papierablage weitestgehend verzichten möchte kann Belege, die in Papierform vorliegen einscannen und anschließend vernichten. Wie dieser als Ersetzendes Scannen bezeichnete Prozess im Unternehmen durchgeführt wird, muss ebenfalls im Detail dokumentiert werden. dokutar stellt Ihnen hier einige Fragen zur eingesetzten, Hardware, zur Freigabe des Einleseprozesses, zur Lesbarkeitskontrolle, zur Vernichtung der Belege usw.
Bei der digitalen Verarbeitung und Archivierung von steuerlich relevanten Dokumenten wird zwangsläufig Hard- und Software eingesetzt. In dokutar finden Sie Bereiche, in denen Sie die relevante Hardware und die verwendeten Softwareprodukte auflisten und beschreiben können. Anhand vorgefertigter Fragen werden dabei Zuständigkeiten geklärt, aufgeführt ob Backups durchgeführt werden, ob ein DMS zum Einstz kommt u.v.m
In dokutar stehen 19 vordefinierte Geschäftsprozesse zur Verfügung. Diese reichen von der Anlagenführung über die Lohn- und Finanzbuchhaltung bis hin zur Inventur und zum Zahlungsverkehr. Und wenn Sie einen für Sie wichtigen Geschäftsprozess nicht finden, so können Sie weitere individuelle Prozesse anlegen und Beschreiben.
Wenn Sie bereits Prozessbeschreibungen oder Arbeitsanleitungen vorliegen haben, so können Sie diese ganz einfach an die Verfahrensdokumentation anhängen. Dies erspart Ihnen zusätzlich Arbeit. Ab der Version 2.2 wird es zudem möglich sein, diese Dokumente hochzuladen, so dass sie mit der Dokumentation an einem Ort gespeichert wird.
Die GoBD schreiben vor, dass die Verfahrensdokumentationen revisionssicher sein müssen. dokutar erfüllt diese Aufgabe indem Änderungen Versioniert werden können. Durch Festschreiben einer Dokumentation erhält diese eine Versionsnummer und Versiondatum und kann anschließend nicht mehr verändert werden. Sollen weitere Änderungen dokumentiert werden, so können diese in dokutar eingefügt und anschließend eine neue Version festgeschrieben werden.
Ein ganz wesentliches Feature von dokutar ist die Möglichkeit Listen von Mitarbeitern, externen Dienstleistern, Hardware, Software, Zugangsgruppen und Ablagelageorten zentral zu verwalten. Die dort angelegten Elemente können dann ganz einfach in den Fragekatalogen mittels Auswahlfeldern an entsprechender Stelle eingefügt werden. Ändern sich einzelne Elemente, so können die Anpassungen in der zentralen Liste durchgeführt werden. Dies ist ein wesentlicher Vorteil gegenüber Muster-Verfahrensdokumentationen.
Steuer- und Unternehmensberater können dokutar nutzen, um für Ihre Mandanten Verfahrensdokumentationen zu erstellen. Zahlreiche Funktionen im mnadantenfähigen Account ermöglichen es schnell und effizient die Fragenkataloge abzuarbeiten.
Für Unternehmens- und Steuerberater
Mit einem mandantenfähigen Account können Unternehmens- und Steuerberater Verfahrensdokumentationen für ihre Mandanten erstellen und verwalten. Mit seinem großen Funktionsumfang und dem transparenten und attraktive Preismodell ist dokutar derzeit eines der führenden Software-Tools im Bereich Verfahrensdokumentation und GoBD. Neben einer Vielzahl an Unternehmen wird dokutar bereits von über 500 Unternehmens- und Steuerberatern genutzt.
Die Verfahrensdokumentation für Ihre Branche
dokutar bietet passgenaue Lösungen für Ihre Bedürfnisse.
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Verfahrensdokumentation
Verfahrensdokumentation ist Pflicht! Im Zuge der Digitalisierung hat die Verfahrensdokumentation enorm an Bedeutung gewonnen. Sie bildet quasi das Herz der ab 01.01.2015 geltenden GoBD (Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie Datenzugriff).
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Datensicherheit
Wir legen höchsten Wert auf die Sicherheit Ihrer Daten. Ihre Daten werden verschlüsselt in deutschen Hochsicherheitsrechenzentren, die nach der ISO-Vorschriften DIN ISO 27001 arbeiten gespeichert. Dazu gehören unter anderem Diebstahl- und Brandschutz sowie eine vollautomatische Sicherung Ihrer Daten – täglich.
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Preise
dokutar können Sie bereits ab 3,90 EUR pro Monat in der Basisversion nutzen. Es fallen keine Einmalgebühren oder Einrichtungskosten an. Unsere Preise sind abhängig von der Mitarbeiterzahl und der Anzahl Kassen in Ihrem Unternehmen. Updates und Anpassungen aufgrund geänderter rechtlicher Vorgaben sind in der Monatspauschale inbegriffen.
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FAQ Verfahrensdokumentation
Die Digitalisierung erfasst mittlerweile eine Vielzahl von Geschäftsprozessen im Unternehmen. Da diese häufig auch steuerrelevant sind, hat die Finanzverwaltung 2014 in den sogenannten GoBD (Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff) dargelegt, wie bei der Speicherung und Verarbeitung von digitalen steuerrelevanten Daten im Unternehmen vorzugehen ist.
Kurz zusammengefasst geht es in den GoBD um die folgenden Punkte:
- Von den GoBD ist jedes Unternehmen betroffen, dass steuerrelevante Daten digital speichert und verarbeitet
- Die Grundsätze beziehen sich auf alle EDV-Systeme im Unternehmen (einschließlich Kasse), die zur Speicherung und Verarbeitung steuerrelevanter Daten genutzt werden sowie auf Ihre Anwender
- Für die Speicherung und Verarbeitung der digitalen Daten gelten die gleichen Grundsätze wie für analogen Belege und Dokumente. Dies sind insbesondere: Nachvollziehbarkeit und Nachprüfbarkeit, Wahrheit, Klarheit, Vollständigkeit, Richtigkeit, zeitgerechte Verbuchung und Aufzeichnung, Ordnung, Unveränderbarkeit
- Die digitalen Prozesse müssen in einer Verfahrensdokumentation beschrieben werden
Hier finden Sie weitere Informationen zu den GoBD
Die Verfahrensdokumentation hält fest, wie in einem Unternehmen digitale, steuerrelevante Daten gespeichert und verarbeitet werden. Von Bedeutung ist dabei nicht nur, welche EDV-Systeme davon betroffen sind, sondern auch von wem diese angewendet werden und welche Kontroll- und Schutzmaßnahmen ergriffen werden, um beispielsweise Verlust und Missbrauch vorzubeugen (internes Kontrollsystem IKS).
Eine Verfahrensdokumentation sollte folgende Bereiche beinhalten:
- Allgemeine Beschreibung: Informationen zum Unternehmen und zu beteiligten Dienstleistern
- Anwenderdokumentation: (Beschreibung der relevanten Geschäftsprozesse inklusive Arbeitsanweisungen, Schulungen und Einweisungen
- Technische Systemdokumentation: Beschreibung der Hardware und Software, welche bei der Verarbeitung der steuerrelevanten Daten verwendet wird inklusive deren Konfiguration
- Betriebsdokumentation: Anweisungen und Doumentationen zum Betrieb der IT-Systeme inklusive Notfallplänen und Maßnahmen zur Gewährleistung der IT-Sicherheit
- Intenes Kontrollsystem IKS: Beschreibung der durchgeführten Kontrollen, Mitarbeiterkompetenzen, Rollen und Verantwortungsbereiche
Eine Verfahrensdokumentation kann vom Betriebsprüfer vor oder während einer Außenprüfung, aber auch bei einer Kassennachschau angefordert werden. Mit der Verfahrensdokumentation schafft sich der Prüfer einen Überblick über die relevanten EDV-Systeme, Speichermedien und Verarbeitungsprozesse. Er findet Hinweise zu den Anwendern, sowie zu Schutz- und Kontrollmaßnahmen. Die Verfahrensdokumentation erleichtert dem Finanzbeamten den Einstieg in die Betriebsprüfung.
Das erste BMF-Schreiben ist 2014 erschienen. Darin wurde festgelegt, dass die GoBD ab dem Veranlagungsjahr 2015 gelten. Dies bedeutet, dass eine Verfahrensdokumentation für die Zeit ab 2015 vorgehalten werden muss. Zu beachten ist in diesem Zusammenhang, dass bei einer Betriebsprüfung nicht die aktuelle Verfahrensdokumentation vorgelegt werden muss, sondern jene, die für den Prüfzeitraum Gültigkeit hat. Wenn sich das Finanzamt z.B. heute bei Ihnen zu einer Betriebsprüfung für den Zeitraum 2018 bis 2021 anmeldet, dann müssen Sie auch für diesen Zeitraum die Verfahrensdokumentation einschließlich aller erfolgten Änderungen vorlegen.
Welche Geschäftsprozesse in einer Verfahrensdokumentation beschrieben werden müssen hängt ganz wesentlich von der individuellen Struktur des Unternehmens ab. Unabhängig davon gilt jedoch, dass den folgenden drei Prozessen eine besonders große Bedeutung zukommt:
- Kassenführung: bargeldintensive Unternehmen wie z.B. Einzelhandel oder Gastronomie stehen im besonderen Fokus der Finanzverwaltung. Eine detaillierte Beschreibung der eingesetzten Kassen einschließlich beteiligter Vor- und nebensysteme ist deshalb unerlässlich.
- Ersetzendes Scannen: werden im Unternehmen Belege eingescannt und digital abgelegt, so können die orginalen Papierbelege in den meisten Fällen vernichtet werden. Wie dabei im Einzelnen vorgegangen wird muss in der Verfahrensdokumentation detailliert beschrieben werden.
- Belegablage: werden Belege und Dokumente in einem Unternehmen digital verarbeitet und abgelegt, so ist die Vorgehensweise genau zu beschreiben.
Die Tatsache, dass es für diese drei Geschäftsprozesse Musterverfahrensdokumentationen gibt, unterstreicht die Bedeutung dieser Prozesse. Allerdings kann daraus nicht gefolgert werden, dass auf die Beschreibung weiterer Geschäftsprozesse verzichtet werden kann. Hier gilt der Grundsatz: in einer Verfahrensdokumentation müssen alle steuerlich relevanten Prozesse beschrieben werden, die im Unternehmen eine gewisse Bedeutung haben.
Wenn die Verfahrensdokumentation fehlt oder grobe Mängel aufweist, kann dies von der Finanzverwaltung als formaler Mangel angesehen werden. In Verbindung mit anderen Mängeln, insbesondere im Zusammenhang mit der Kassenführung, drohen hier z.T. empfindliche Zuschätzungen. Es ist also ratsam eine Verfahrensdokumentation zu erstellen bevor sie vom Finanzamt angefordert wird und diese anschließend immer wieder an die neuen Gegebenheiten im Unternehmen anzupassen. Hier finden Sie weitere Informationen zum Thema Verfahrensdokumentation Pflicht
Eine Verfahrensdokumentation schützt nicht nur direkt vor wirtschaftlichem Schaden. Durch die Notwendigkeit, die Speicherung und Verarbeitung aller steuerrelevanten, digitalen Daten im Detail zu dokumentieren, ist es zudem möglich, Fehler und Versäumnisse aufzudecken und die Geschäftsprozesse zu optimieren. Der Verfahrensdokumentation dient also auch der Prozessoptimierung und hilft so verdeckte Risiken im steuerrechtlichen Bereich sichtbar zu machen. Dies gilt insbesondere für bargeldintensive Unternehmen, da diese im besonderen Fokus der Finanzverwaltung stehen.
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