GoBD-konforme E-Mail-Archivierung
Ein Großteil der geschäftlichen Kommunikation zwischen Unternehmen sowie zwischen Unternehmen und ihren Kunden erfolgt heute per E-Mail und nicht mehr per Briefpost. Enthält eine E-Mail steuerlich relevante Informationen (z. B. Angebotsunterlagen, Rabatte, Preisverhandlungen, Auftragsbestätigungen), gilt sie als Handelsbrief im Sinne der GoBD. In solchen Fällen greifen die gesetzlichen Aufbewahrungspflichten nach HGB und AO: Die E-Mail muss revisionssicher für mindestens 6 Jahre, in manchen Fällen sogar 10 Jahre, archiviert werden. Ausführliche Infoslesen Sie hier: Aufbewahrungsspflicht E-Mails und Aufbewahrungsfristen für Geschäftsunterlagen
Eine gängige, aber nicht GoBD-konforme Praxis ist die einfache Speicherung in E-Mail-Programmen wie Outlook oder Thunderbird. Hier fehlt jedoch die Unveränderbarkeit – E-Mails können gelöscht oder bearbeitet werden, ohne dass dies nachvollziehbar dokumentiert wird. Damit wird die Grundanforderung der GoBD verletzt.
Möglichkeiten zur revisionssicheren E-Mail-Archivierung
Doch welche Möglichkeiten zur GoBD-konformen Speicherung von E-Mails gibt es überhaupt? Im Folgenden stellen wir vier gängige Archivierungslösungen vor, vergleichen ihre Vor- und Nachteile und benennen jeweils geeignete Zielgruppen.
1. Manuelle Speicherung im Dokumentenmanagementsystem
Ein GoBD-konformes Dokumententenmanagementsystem (kurz DMS) ist grundsätzlich auch dazu geeignet, E-Mails revisionssicher zu speichern. Wichtig ist, dass die Speicherung im DMS zeitnah erfolgt (am Besten direkt nach dem Empfang bzw. Versenden) und nicht erst nach ein paar Tagen oder womöglich Wochen. Zudem ist zu beachten, dass alle steuerrelevanten E-Mails im DMS gespeichert werden. Um eine gewisse Prozesstreue nachweisen zu können, ist es erforderlich den Prozess E-Mail Archivierung in der Verfahrensdokumentation zu dokumentieren. In dokutar finden Sie hierzu den Geschäftsprozess „E-Mail“.
Vorteile:
- Bei vorhandenem DMS keine zusätzlichen Kosten oder Tools nötig
- Gezielte Speicherung: Nur relevante E-Mails werden archiviert
- Kein vollständiger Zugriff für Betriebsprüfer notwendig
Nachteile:
- Fehleranfällig, da die Selektion steuerrelevanter E-Mails häufig manuell erfolgt
Geeignet für:
- Unternehmen mit geringem E-Mail-Aufkommen
2. Voll- bzw. Teilautomatische Speicherung im DMS
Einige DMS-Hersteller bieten inzwischen die Möglichkeit, steuerrelevante E-Mails durch regelbasierte, omanchmal auch KI-gestützte Mechanismen zu identifizieren und dann teil- oder vollautomatisch zu archivieren.
Vorteile:
- durch die Softwareunterstützung wird der Prozess weniger fehleranfällig
- auch ein größeres E-Mail Aufkommen kann bewältigt werden
- Datenschutz bleibt gewährt
- geringes Speicheraufkommen
Nachteile:
- arbeitsintensiver als automatische Archivierung aller E-Mails
- Fehler bei der Selektierung können nicht ausgeschlossen werden
Geeignet für:
- Unternehmen, die nicht alle E-Mails archivieren wollen oder dürfen (Datenschutz)
- Unternehmen, die ihre Archivierung GoBD-konform, aber selektiv gestalten möchten
3. Automatische E-Mail Archivierung durch Provider
Hierbei werden alle ein- und ausgehenden E-Mails eines Postfachs automatisch in einer Cloud gespeichert. Die Mails können in der Regel nur von einem Datenschutzbeauftragten nach Durchführung eines Überprüfungsprozesses und der Angabe eines Löschgrundes wieder gelöscht werden. DLöschvorgang wird protokolliert. Erst nach Ablauf der gesetzlichen Aufbewahrungsfrist können die E-Mails unkompliziert gelöscht werden.
Vorteile:
- der Prozess läuft automatisiert ab, so dass Fehler nahezu ausgeschlossen werden können
- technisch leicht integrierbar, auch bei externen Maildiensten
- Zugriffskontrolle, Protokollierung und Aufbewahrungsfristen bereits implementiert
Nachteile:
- da alle E-Mails für einen Zeitraum von 11 Jahre gespeichert werden, können erhebliche Kosten entstehen
- will bei der Betriebsprüfer bei einer Außenprüfung Zugriff auf ihre steuerrelevanten E-Mails, dann müssen sie Zugriff auf den gesamten archivierten E-Mailverkehr gewähren
Geeignet für:
- Kleine und mittlere Unternehmen, die eine einfache, wartungsarme Komplettlösung suchen
- Unternehmen ohne eigene IT-Abteilung
4. E-Mail Archivierung durch selbst installierte Software
Einige Softwareanbieter bieten Lösungen, die auf der eigenen Infrastruktur installiert werden kann und zuverlässig eine GoBD-konforme E-Mail Archivierung ermöglicht. Diese Lösungen gibt es sowohl für die Nutzung auf PCs / Laptops als auch für die Nutzung auf Servern. Beispiele hierfür sind MailStore oder ecoMAILZ.
Vorteile:
- in der Regel kostengünstig, da die Software einmalig gekauft und nicht gemietet wird
Nachteile:
- Technischer Aufwand für Einrichtung, Konfiguration und Backups
- Für Serverlösungen: IT-Know-how notwendig
Geeignet für:
- Kleine Unternehmen (PC-Version) mit IT-Affinität
- Mittlere Unternehmen (Server-Version) mit eigener IT-Betreuung
E-Mail Archivierung in der Verfahrensdokumentation
In dokutar kann der Geschäftsprozess „E-Mail“ mit dem passenden Formular schnell und einfach dokumentiert werden. Damit wird die E-Mail-Archivierung zum festen Bestandteil der Verfahrensdokumentation, und Sie als Unternehmer erfüllen eine zentrale GoBD-Anforderung.
Welche Lösung ist die richtige?
Die Wahl der passenden E-Mail-Archivierung hängt stark von der Unternehmensgröße, der vorhandenen IT-Infrastruktur und dem E-Mail-Aufkommen ab:
| Lösungstyp | Vorteile | Geeignet für |
|---|---|---|
| DMS-basierte Archivierung | Kostengünstig bei vorhandenem DMS | Unternehmen mit geringem Mailaufkommen |
| DMS mit Teilautomatisierung | Datenschutz und weniger fehleranfällig | Unternehmen die nicht alle E-Mails archivieren dürfen/wollen |
| Cloud-Archivierung | Vollautomatisch, wartungsfrei | KMU ohne eigene IT |
| Lokale Softwarelösung | Datenschutzfreundlich, einmalige Kosten | IT-affine Unternehmen mit eigener Infrastruktur |
Eines ist jedoch klar: Die einfache Ablage im E-Mail-Client reicht nicht aus, um die GoBD-Vorgaben zu erfüllen. Wer die gesetzlichen Anforderungen ernst nimmt, sollte sich für eine der oben beschriebenen Lösungen entscheiden. Die Dokumentation des Verfahrens einschließlich technischer Nachvollziehbarkeit können sie dann in der Verfahrensdokumentation mit dokutar vornehmen.
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