
Aufbewahrungspflicht für E-Mails
Im Jahr 2018 wurden in Deutschland 848 Milliarden E-Mails versendet und empfangen, Spam nicht mit eingerechnet. Das waren pro Tag 2,3 Milliarden E-Mails! Angesichts dieser unglaublich hohen Zahl fragt man sich zurecht: wer soll das alles lesen? Um mit der Flut an elektronischen Nachrichten im überquellenden geschäftlichen E-Mail-Account fertig zu werden, mag mancher mit der großzügigen Nutzung des Löschen-Buttons liebäugeln. Doch Vorsicht: nicht alle E-Mails dürfen einfach gelöscht werden. Nach §257 Handelsgesetzbuch und §147 Abgabenordnung gelten für Handelsbriefe besondere Aufbewahrungspflichten und -fristen.
Handelsbriefe nach HGB und AO
Unter einem Handelsbrief ist jede schriftliche Korrespondenz (Briefe, Faxe, E-Mails, Telegramme) zu verstehen, die von einem Vollkaufmann bzw. einem vollkaufmännischem Unternehmen geführt wird, und zur Vorbereitung, Durchführung oder Rückgängigmachung eines Handelsgeschäfts dienen. Dazu gehören:
- Aufträge und Auftragsbestätigungen
- Versandanzeigen
- Frachtbriefe und Lieferpapiere
- Reklamationen
- Rechnungen und Zahlungsbelege
- schriftliche Verträge
Entscheidend für die Aufbewahrungspflicht ist dabei die Tatsache, ob das Handelsgeschäft zustande gekommen ist. In einem solchen Fall sind dann auch vorbereitende E-Mails aufzubewahren. Wichtig ist dabei, dass die Aufbewahrung gesondert zu erfolgen hat.
Die Pflicht zur Aufbewahrung gilt dabei nicht nur für die eigentliche E-Mail, sondern auch für etwaige Anhänge, wenn der Handelsbrief ohne sie nicht verständlich wäre oder wesentliche Inhalte des Geschäftsvorgangs enthält. Dient die E-Mail jedoch nur als Transportmittel für einen Beleg (z.B. eine Eingangsrechnung), so muss nur der Anhang (meist ein PDF-Dokument) archiviert werden. Die eigentliche E-Mail kann wie das Kuvert bei einem Brief verworfen werden.
Aufbewahrungsfristen
Die Aufbewahrungsfrist für Handelsbriefe gleich welcher Form beträgt sechs Jahre. Dies gilt auch für einen Handelsbrief in E-Mail Form. Dabei ist zu beachten, dass die Frist erst mit dem Schluss des Kalenderjahres beginnt, indem er empfangen bzw. versendet wurde. Für E-Mails mit handelsrechtlichen Inhalten muss also ein Archivierungssystem gefunden werden, das eine Archivierung über einen Zeitraum von bis zu 7 Jahren ermöglicht und bei dem eine ganze Reihe weiterer Vorgaben erfüllt sein müssen.
Weitere Informationen zu Aufbewahrungspflichten von Geschäftsunterlagen.
Vorgaben für die E-Mail Archivierung gemäß GoBD
Da es sich bei E-Mails um digitale Dokumente handelt, werden die technischen Anforderungen an die Archivierung in den GoBD (Grundsätze zur ordnungsgemäßen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff) geregelt.
Die dort festgelegten Grundsätze sind auch auf die E-Mail-Archivierung von Handelsbriefen anzuwenden. Insbesondere die Punkte Nachvollziehbarkeit, Nachprüfbarkeit, Vollständigkeit, Ordnung und Unveränderbarkeit sind in diesem Zusammenhang von besonderer Bedeutung. Die eingesetzte Hardware und Software müssen die Vollständigkeit, Integrität und Wiederauffindbarkeit von steuerrelevanten E-Mails sicherstellen.
Von besonderer Bedeutung ist das Kriterium der Ordnung. Es muss bei der Aufbewahrung von E-Mails mittels einer Indexstruktur sichergestellt werden, dass die E-Mail identifizierbar und klassifizierbar ist und eine eindeutige Zuordnung zum jeweiligen Geschäftsvorfall gewährleistet ist. Auch die weiteren Anforderungen (Vollständigkeit, Unveränderbarkeit, keine Einschränkung der maschinellen Auswertbarkeit) nach den GoBD sind zu gewährleisten. Empfangene Daten müssen im Ursprungsformat aufbewahrt werden.
Dokumentenmanagementsystem zur E-Mail Archivierung nutzen
Die E-Mail Aufbewahrung in der Windows/Mac Ordnerstruktur erfüllt diese Anforderungen regelmäßig nicht.
Am einfachsten können die oben genannten Vorgaben mit einem Dokumentenmanagementsystem erfüllt werden. Ganz gleich ob in der Cloud oder auf einem lokalen PC bzw. Server installiert, ermöglicht ein DMS, die einfache und sichere Archivierung von steuerrelevanten E-Mails. Mit Hilfe einer entsprechenden Ordnerstruktur bzw. Verschlagwortung ist es möglich E-Mails bestimmten Geschäftsvorgängen zuzuordnen, so dass diese auch Jahre später noch leicht auffindbar sind. Damit werden dann nicht nur die rechtlichen Vorgaben erfüllt, sondern es ermöglicht Ihnen zudem bei wichtigen E-Mails über lange Zeiträume hinweg den Überblick zu bewahren. Liegt das DMS zudem in der Cloud, so hat man sich auch mit den Themen Sicherheit und regelmäßige Backups nicht herumzuschlagen.
Hinzu kommt, dass Sie durch die getrennte Ablage von steuerrelevanten E-Mails in einem DMS dem Betriebsprüfer keinen Zugang zu Ihrem E-Mail Programm und damit Ihrer gesamten E-Mail Kommunikation gewähren müssen. Es reicht hier ein Zugangsrecht zum DMS System mit den steuerrelevanten E-Mails.
Der Geschäftsprozess E-Mail in der Verfahrensdokumentation
Damit der Betriebsprüfer bei einer Außenprüfung auf einen Blick sehen kann, wie im Unternehmen mit steuerrelevanten E-Mails umgegangen wird und ob bei der Archivierung die Grundsätze der GoBD eingehalten werden, müssen in der Verfahrensdokumentation zwingend Angaben hierzu gemacht werden. Das Onlinetool dokutar trägt dieser Vorgabe Rechnung. Mit wenigen Fragen kann der Nutzer den E-Mail Archivierungsprozess und die Einhaltung der GoBD dokumentieren.
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