Schrank mit Hängeordnern

Allgemeine Aufbewahrungspflichten für Geschäftsunterlagen

Geschäftsunterlagen müssen nach den gesetzlichen Vorschriften des Handelsrecht  und des Steuerrechts aufbewahrt werden. Wie lange Sie Ihre Unterlagen aufbewahren müssen, hängt davon ab, um welche Unterlagen es sich handelt. Die meisten geschäftlichen Unterlagen müssen mindestens zehn Jahre lang aufbewahrt werden. Andere Geschäftsunterlagen nur sechs Jahre.

Wer ist von der Aufbewahrungspflicht betroffen?

In erster Linie sind buchführungspflichtige Unternehmer von der Aufbewahrungspflicht betroffen. Dies bedeutet, dass Unternehmer, die nach Handels- oder Steuerrecht dazu verpflichtet sind, Bücher zu führen, oder freiwillig Bücher führen, sich an die Grundsätze ordnungsmäßiger Buchführung (GoB) halten müssen und damit die Aufbewahrungspflichten beachten müssen.

Doch nicht nur buchführungspflichtige Unternehmer sind zur Aufbewahrung verpflichtet. Die Aufbewahrungsvorschriften gelten für alle, die nach Steuer- oder anderen Gesetzen zur Führung von Aufzeichnungen verpflichtet sind, soweit diese für die Besteuerung von Bedeutung sind. Folglich sind auch Selbständige und Freiberufler, die eine Einnahmenüberschussrechnung Erstellen von der Aufbewahrungspflicht betroffen.

Welche Geschäftsunterlagen müssen aufbewahrt werden?

Die Aufbewahrungspflicht gilt generell für alle steuerrellvanten Dokumente wie z.B.

  • Abschlussunterlagen wie Bilanzen, Gewinn- und Verlustrechnungen, Anhänge, Lageberichte und Inventare, Arbeitsanweisungen und Organisationsunterlagen
  • Rechnungen, Kontoauszüge, Kassenbücher, Steuerbescheide und Lohn- und Gehaltslisten, Arbeitsanweisungen
  • Steuererklärungen und Steuerbescheide
  • Lohn- und Gehaltsunterlagen wie Gehaltslisten, Lohnbelege
  • Erhaltene und versendete Handels- und Geschäftsbriefe
  • Geschäftsunterlagen wie Angebote mit Auftragsfolge, Auftragsbücher, Preislisten, Versand- und Frachtunterlagen
  • Internationale Frachtunterlagen wie Einfuhr- und Importunterlagen sowie Ausfuhrnachweise und Exportunterlagen. Zollbelege sind hingegen zehn Jahre aufbewahrungspflichtig.
  • Leasing- und Mietunterlagen nach Ablauf des Vertrags

Wie muss Aufbewahrt werden?

Schema Aufbewahrungsart Papier-Dokumente
Schema Aufbewahrungsart elektronische Dokumente

Gem. Tz. 117 des BMF Schreibens zur GoBD vom 11.07.2019 müssen die aufbewahrungspflichtigen Unterlagen geordnet aufbewahrt werden. Ein bestimmtes Ordnungssystem ist nicht vorgeschrieben. Die Ablage kann z. B. nach Zeitfolge, Sachgruppen, Kontenklassen, Belegnummern oder alphabetisch erfolgen. Bei elektronischen Unterlagen ist ihr Eingang, ihre Archivierung und ggf. Konvertierung sowie die weitere Verarbeitung zu protokollieren. Es muss jedoch sichergestellt sein, dass ein sachverständiger Dritter innerhalb angemessener Zeit prüfen kann.

Gem. Tz. 119 des BMF Schreibens sind aufzeichnungs- und aufbewahrungspflichtige Daten, Datensätze, elektronische Dokumente und elektronische Unterlagen im Unternehmen entstanden oder dort eingegangen, sind sie auch in dieser Form aufzubewahren und dürfen vor Ablauf der Aufbewahrungsfrist nicht gelöscht werden. Sie dürfen daher nicht mehr ausschließlich in ausgedruckter Form aufbewahrt werden und müssen für die Dauer der Aufbewahrungsfrist unveränderbar erhalten bleiben. Dies gilt unabhängig davon, ob die Aufbewahrung im Produktivsystem oder durch Auslagerung in ein anderes DV-System erfolgt.

Unter Zumutbarkeitsgesichtspunkten ist es nicht zu beanstanden, wenn der Steuerpflichtige elektronisch erstellte und in Papierform abgesandte Handels- und Geschäftsbriefe nur in Papierform aufbewahrt.

Daraus ergibt sich:

  • Die Aufzeichnungen müssen vollständig, richtig, zeitgerecht und geordnet vorgenommen werden.
  • Die Unterlagen müssen während der gesamten Aufbewahrungsfrist geordnet aufbewahrt werden.
  • Bei Aufzeichnungen auf Datenträgern muss sichergestellt sein, dass die Daten während der gesamten Dauer der Aufbewahrungsfrist verfügbar sind und jederzeit innerhalb angemessener Frist lesbar gemacht werden können.
  • Bei empfangenen Handels- und Geschäftsbriefen sowie bei Buchungsbelegen ist es technisch erforderlich, dass bei ihrer Wiedergabe eine bildliche Übereinstimmung mit dem Original gegeben ist.
  • digitale Unterlagen sind während der gesamten gesetzlichen Aufbewahrungsfrist in unveränderter digitaler Form bereitzuhalten.
  • Elektronische Kontoauszüge müssen als ursprünglich digitales Dokument auf einem maschinell auswertbaren Datenträger archiviert werden. Ausgedruckte Online-Kontoauszüge genügen nicht den Aufbewahrungspflichten. Elektronische Kontoauszüge müssen als ursprünglich digitales Dokument auf einem maschinell auswertbaren Datenträger archiviert werden.
    Beispiel:
    Herr Mayer nutzt online Banking für Überweisungen und druckt am Monatsende die Kontodaten aus. Die Kontierung wird auf diesem Ausdruck vorgenommen. Der Ausdruck wird zu den Ein- und Ausgangsrechnungen geheftet.
    Lösung:
    Nur der Ausdruck reicht nicht. Er muss auch die Daten in elektronischer Form vorhalten.
  • Es dürfen durch die Archivierung die Strukturmerkmale des Ursprungsbelegs nicht verloren gehen.
    Das BMF führt in Tz. 129 weiter aus: die Reduzierung einer bereits bestehenden maschinellen Auswertbarkeit, beispielsweise durch Umwandlung des Dateiformats oder der Auswahl bestimmter Aufbewahrungsformen, ist nicht zulässig.
    Dazu enthält das Schreiben folgende Beispiele:

    • Umwandlung von PDF/A-Dateien ab der Norm PDF/A-3 in ein Bildformat (z. B. TIFF, JPEG etc.), da dann die in den PDF/A-Dateien enthaltenen XML-Daten und ggf. auch vorhandene Volltextinformationen gelöscht werden.
    • Umwandlung von elektronischen Grund(buch) Aufzeichnungen (z. B. Kasse, Warenwirtschaft) in ein PDF-Format.
    • Umwandlung von Journaldaten einer Finanzbuchhaltung oder Lohnbuchhaltung in ein PDF-Format. Eine Umwandlung in ein anderes Format (z. B. Inhouse-Format) ist zulässig, wenn die maschinelle Auswertbarkeit nicht eingeschränkt werden

Wo muss aufbewahrt werden?

Es muss sichergestellt sein, dass die Unterlagen während der gesamten Aufbewahrungsfrist vorgehalten werden.

Dies hat zur Folge, dass

  • der Raum oder das Gebäude, in dem Ihre Unterlagen aufbewahrt werden, vor Einwirkungen wie Feuer, Wasser und Feuchtigkeit geschützt sein muss,
  • ein sachverständiger Dritter muss die Unterlagen in angemessener Zeit prüfen können
  • Die Datenträger müssen während der Aufbewahrungsfristen lesbar sein.
  • Die steuerrelevanten Daten sind im Inland (dem Gebiet der Bundesrepublik Deutschland) aufzubewahren

Besonderheiten bei der Archivierung von E-Mails

Bitte beachten Sie hierzu unseren Artikel über die E-Mail Archivierung.

Aufbewahrungsfristen

Geschäftsunterlagen müssen sechs oder zehn Jahre lang geordnet aufbewahrt werden.

Die Aufbewahrungsfrist von zehn Jahren gilt u.a. für:

  • Bücher und Aufzeichnungen
  • Inventare
  • Jahresabschlüsse
  • Lageberichte
  • Eröffnungsbilanzen
  • Rechnungen und Buchungsbelege

Die Aufbewahrungsfrist von sechs Jahren gilt u.a. für:

  • Empfangene Handels- und Geschäftsbriefe
  • Frachtbriefe
  • Geschenknachweise

Aber es gibt auch steuerrelevante Unterlagen, die über diese Fristen hinaus aufzubewahren sind, wie z.B. Unterlagen für Dauersachverhalte. Hier kommen  Kaufverträge, die Grundlage für die Abschreibungen sind, in Betracht.

Besonderheiten sind auch beim Beginn der Aufbewahrungsfristen zu beachten. Die Aufbewahrungsfrist beginnt mit Ablauf des Jahres, in dem letzte Eintragungen gemacht, Abschlüsse fertiggestellt bzw. Handelsbriefe empfangen oder abgesandt wurden oder der Buchungsbeleg entstanden ist. Dies kann dazu führen, dass im Ergebnis die Unterlagen faktisch länger als zehn Jahre aufbewahrt werden müssen.

Alle Informationen und Angaben zu diesem Artikel haben wir nach bestem Wissen zusammengestellt. Sie erfolgen jedoch ohne Gewähr. Diese Information kann eine individuelle Beratung im Einzelfall nicht ersetzen.

Autor:  Markus Stefani, Diplom-Finanzwirt (FH), Steuerberater

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