GobD – Grundsätze ordnungsgemäßer digitaler Buchführung

Die deutsche Finanzverwaltung hat auf die Digitalisierung reagiert und die Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie Datenzugriff (GoBD) in einem BMF-Schreiben vom 14.11.2014 konkretisiert. Durch die GoBD wurden folgende Vorschriften abgelöst: GDPdU: Grundsätze zum Datenzugriff und zur Prüfbarkeit digitaler Unterlagen, erschienen 2001 und GoBS: Grundsätze ordnungsmäßiger DV-gestützter Buchführungssysteme, erschienen 1995. Die darin enthaltenen Grundsätze sind bereits für Veranlagungszeiträume ab dem 01.01.2015 anzuwenden. Das neue BMF-Schreiben vom 28.11.2019 zu den GoBD ist  auf Besteuerungszeiträume anzuwenden, die nach dem 31.12.2019 beginnen. Es wird nicht beanstandet, wenn der Steuerpflichtige diese Grundsätze auf Besteuerungszeiträume anwendet, die vor dem 1.1.2020 enden. Unternehmen und Freiberufler sollten deshalb Ihre steuerlichen Prozesse dringend auf GoBD-Fähigkeit prüfen, falls noch nicht geschehen. Dadurch kann sich Anpassungsbedarf in den betroffenen Betrieben ergeben.

Die GoBD stellen

• bundeseinheitliche Regelungen zur Führung von Daten in elektronischer Form dar
• der Bedarf ergibt sich aus der Digitalisierung
• Sie sollen auch eine einheitliche Handhabung der Betriebsprüfungspraxis sicherstellen.

Das Finanzministerium führt auf seiner Internetseite aus:

„Das BMF-Schreiben fasst die Anforderungen der Finanzverwaltung an eine IT-gestützte Buchführung praxisgerecht zusammen und sorgt für die für die Unternehmen wichtige Rechtsklarheit.“

Rechtsgrundlagen

Handelsgesetzbuch (HGB):

§ 238 Buchführungspflicht
§ 239 Führung von Handelsbücher
§ 257 Aufbewahrung von Unterlagen, Aufbewahrungspflichten

Abgabenordnung (AO)

§ 145 Allgemeine Anforderungen an Buchführung und Aufzeichnungen
§ 146 Ordnungsvorschriften für Buchführungen und für Aufzeichnungen

Umsatzsteuergesetz (UStG)

§ 22 UStG Aufzeichnungspflichten

Für wen gelten die GoBD?

Die GoBD gelten für alle Buchführungs- und Aufzeichnungspflichtige:

• Buchführungspflichtige
• Einnahmenüberschussrechner
• Unternehmen, die freiwillig Bücher führen
• Zudem machen die GoBD zahlreiche außersteuerliche Pflichten, z.B. gewerberechtliche oder branchenspezifische Aufzeichnungspflichten, für das Steuerrecht nutzbar.

Damit ist jeder Unternehmer oder Freiberufler von den GoBD betroffen!

Welche betrieblichen Systeme sind betroffen?

Es sind alle elektronischen Systeme, die für die betriebliche Buchführung steuerrelevante Daten liefern betroffen:

• betriebliche EDV
• sogenannte Vor- und Nebensysteme
  • Finanzbuchführung
  • Anlagenbuchführung
  • Lohnbuchhaltungssysteme
  • Kassensysteme
  • Warenwirtschaftssysteme
  • Zahlungssysteme
  • Fakturierung
  • Archiv- und Datenmanagementsysteme

Die Grundsätze der GoBD

Der Grundsatz der ordnungsmäßiger Buchführung (GoB) enthält sowohl formelle also auch materielle Anforderungen an eine Buchführung. Die Anforderungen an die Ordnungsmäßigkeit ergeben sich aus:

• außersteuerlichen Rechtsnormen (z. B. den handelsrechtlichen GoB gem. §§ 138, 239, 257, 261 HGB, die gem. § 140 AO für das Steuerrecht nutzbar gemacht werden können und
• steuerlicher Ordnungsvorschriften (insbesondere §§ 145 bis 147 AO)
  Danach sind gem. Tz. 26 des BMF Schreibens vom 14.11.2014 bei der Führung von Büchern in elektronischer Form oder in Papierform und sonst erforderlicher Aufzeichnungen die folgenden Grundsätze zu beachten:
  • Nachvollziehbarkeit
  • Nachprüfbarkeit
  • Wahrheit
  • Klarheit
  • Vollständigkeit
  • Richtigkeit
  • Zeitgerechte Verbuchung und Aufzeichnung
  • Ordnung
  • Unveränderbarkeit

Nachvollziehbarkeit und Nachprüfbarkeit bedeutet, dass ein Betriebsprüfer sich innerhalb angemessener Zeit einen Überblick über die gebuchten Geschäftsvorfälle und die Lage des Unternehmens verschaffen kann. Die Verarbeitungskette vom eingehenden Beleg über Grundbuchaufzeichnungen, Journale und Konten bis hin zur Steuererklärung muss lückenlos nachvollziehbar sein. Progressive und retrograde Prüfung muss gewährleistet sein, das bedeutet vom Beleg in die Steuererklärung und umgekehrt.

Wahrheit und Klarheit bedeutet Geschäftsvorfälle sind in Übereinstimmung mit den tatsächlichen Verhältnissen und im Einklang mit den rechtlichen Vorschriften inhaltlich zutreffend durch Belege abzubilden (BFH-Urteil vom 24. Juni 1997, BStBl II 1998 S. 51), der Wahrheit entsprechend aufzuzeichnen und bei kontenmäßiger Abbildung zutreffend zu kontieren.

Vollständigkeit bedeutet, es muss jeder Geschäftsvorfall lückenlos aufgezeichnet werden mit allen relevanten Informationen z.B. Name des Geschäftspartners, Datum und konkrete Leistungsbeschreibung. Verdichtete Aufzeichnungen sind nur zulässig, wenn sich die Zusammensetzung nachvollziehen lässt und die einzelnen Vorgänge kenntlich gemacht werden können. Beispielsweise müssen Stornobuchungen und Löschungen nachvollziehbar sein, E-Mail-Anhänge mit relevanten Informationen sind aufzubewahren.

Richtige und zeitgerechte Aufzeichnung und Buchung bedeutet, dass die Aufzeichnungen mit den tatsächlichen Vorgängen übereinstimmen müssen. Es muss ein enger zeitlicher Zusammenhang zwischen einem Geschäftsvorfall und seiner Erfassung in der elektronischen Buchhaltung bestehen. Das BMF Schreiben vom 14.11.2014 interpretiert enger zeitlicher Zusammenhang wie folgt:

• Jeder Geschäftsvorfall ist zeitnah, d.h. möglichst unmittelbar nach seiner Entstehung zu erfassen.
• Erfassung unbarer Geschäftsvorfälle innerhalb 10 Tage
  Kasseneinnahmen und Kassenausgaben täglich

Ausnahme:

• periodenweise Verbuchung wird nicht beanstandet, wenn die Erfassung der unbaren Geschäftsvorfälle eines Monats bis zum Ablauf des folgenden Monats erfasst werden und durch organisatorische Maßnahmen sichergestellt ist, dass die Unterlagen bis zu ihrer Erfassung nicht verloren gehen

„Erfassen“ im Sinne der GoBD bedeutet nicht zwingend schon die EDV-gestützte Erfassung im Buchhaltungsprogramm oder die Festschreibung, aber zumindest eine geordnete Identifikation und Ablage der Belege.

Ordnung und Unveränderbarkeit bedeutet eine systematische Erfassung sowie übersichtliche, eindeutige und nachvollziehbare Buchungen. Schon die Sammlung der Unterlagen muss planmäßig erfolgen. Bare und unbare Geschäftsvorfälle sollten grundsätzlich getrennt verbucht, Änderungen in der Buchführung klar dokumentiert werden. Es gilt das Verbot der unprotokollierten Änderung, d.h. Veränderungen und Löschungen an Buchungen oder Aufzeichnungen müssen protokolliert werden. Der Nachweis ist durch Verarbeitungsprotokolle sowie der Verfahrensdokumentation zu erbringen. Vorsicht ist bei Excel-Tabellen geboten, hier sind nachträgliche unprotokollierte Änderungen jederzeit möglich, es sei denn die Tabelle kann festgeschrieben werden. Der Einsatz eines Dokumentenmanagementsystems (DMS) ist häufig zwingend, um die Vorgaben erfüllen zu können. Ein DMS erfüllt sowohl die Anforderungen der Nachprüfbarkeit von Änderungen bzw. der Unveränderbarkeit als auch die Anforderung der Indexierung. In einem DMS können alle Dateiformate archiviert werden.

Die vorgenannten Grundsätze müssen während der Dauer der Aufbewahrungsfrist nachweisbar erfüllt und erhalten bleiben. Da sich die Ordnungsmäßigkeit auch auf die damit in Zusammenhang stehenden Verfahren und Bereiche des Datenverarbeitungssystems bezieht muss für jedes Datenverarbeitungssystem eine übersichtlich gegliederte Verfahrensdokumentation vorhanden sein. Die Verfahrensdokumentation ist notwendig, um die Anforderungen an Nachvollziehbarkeit und Nachprüfbarkeit zu erfüllen.

Welche steuerrelevanten Daten müssen aufbewahrt werden?

Als Faustregel gilt, dass Daten dann besteuerungsrelevant sind, wenn aus ihnen Betriebsausgaben oder -einnahmen verbucht werden oder wenn sie sich in sonstiger Weise – etwa als Abschreibungen oder Einlagen und Entnahmen – auf den steuerlichen Gewinn auswirken.

Beispiele, steuerlich relevanter Daten:

• Abschlussunterlagen wie Bilanzen, Gewinn- und Verlustrechnungen, Anhänge, Lageberichte und Inventare, Arbeitsanweisungen und Organisationsunterlagen
• Rechnungen, Kontoauszüge, Kassenbücher, Steuerbescheide und Lohn- und Gehaltslisten, Arbeitsanweisungen
• Steuererklärungen und -bescheide
• Lohn- und Gehaltsunterlagen wie Gehaltslisten, Lohnbelege, Urlaubslisten (für die Berechnung der Rückstellungen)
• Bei Rechnungen, die mit einer elektronischen Registrierkasse erstellt wurden, genügen die Tagesendsummenbons.
• Erhaltene und versendete Handels- und Geschäftsbriefe
• Geschäftsunterlagen wie Angebote mit Auftragsfolge, Auftragsbücher, Preislisten, Versand- und Frachtunterlagen
• Internationale Frachtunterlagen wie Einfuhr- und Importunterlagen sowie Ausfuhrnachweise und Exportunterlagen. Zollbelege sind hingegen zehn Jahre aufbewahrungspflichtig.
• Leasing- und Mietunterlagen nach Ablauf des Vertrags

Was ist bei der elektronischen Archivierung zu beachten?

Es gelten folgende Grundsätze für die elektronische Archivierung:

• Systemfreiheit des elektronischen Archivformats
• Zeitnahe Archivierung
• Gewährleistung der Unveränderbarkeit der Daten
• Sicherstellung der Auswertbarkeit der Daten
• Formattreue
• Dokumentation des Archivierungsvorgang (Verfahrensdokumentation)

Systemfreiheit des elektronischen Archivformats

Dies bedeutet es gibt keine verbindliche Standards, Formate oder Produkte für die elektronische Archivierung. Jedes Unternehmen kann also frei wählen, wie es die elektronische Archivierung vornimmt.

Zeitnahe Archivierung von Belegen

Alle elektronischen Belege sind möglichst zeitnah zum Empfang oder zur Erstellung zu archivieren.

Gewährleistung der Unveränderbarkeit

Eine nachträgliche Änderung an elektronischen Dokumenten muss ausgeschlossen sein oder Änderungen durch eine lückenlose Änderungshistorie gewährleistet nachvollzogen werden können.

Sicherstellung der Auswertbarkeit der Daten

Für die steuerliche Außenprüfung ist eine schnelle Lesbarmachung und Auswertbarkeit der elektronischen Dokumente erforderlich. Ein elektronisches Dokument ist mit einem nachvollziehbaren und eindeutigen Index zu versehen. Der Erhalt der Verknüpfung zwischen Index und elektronischem Dokument muss während der gesamten Aufbewahrungsfrist gewährleistet sein. Es ist sicherzustellen, dass das elektronische Dokument unter dem zugeteilten Index verwaltet werden kann.

Formattreue

Elektronische Dokumente sind in dem Format abzuspeichern, in dem sie empfangen werden. Die Archivierung eines elektronischen Dokuments durch Ausdruck in Papierform ist unzulässig. Andererseits können Papierdokumente durch ersetzendes Scannen elektronisch archiviert werden.

Dokumentation des Archivierungsvorgangs

Das Archivierungsverfahren muss in der Verfahrensdokumentation nachvollziehbar dargestellt werden. Aus der Verfahrensdokumentation muss hervorgehen, wie die GoBD umgesetzt wurden.

Umgang mit E-Mails

Zu beachten gilt es, dass die Betriebsprüfung auch auf E-Mails des täglichen Geschäftsverkehrs (Handels- und Geschäftsbriefe) mit steuerrelevanten Inhalten zugreifen darf!

Rechtswirksame elektronische Nachrichten sind nach § 257 HGB als

• empfangene Handelsbriefe (§ 257 Abs. 1 Nr. 2 HGB),
• als Wiedergabe abgesandter Handelsbriefe (§ 257 Abs. 1 Nr. 3 HGB),
• als Buchungsbelege (§ 257 Abs. 1 Nr. 4 HGB)

aufzubewahren.

Die GoBD führen unter Tz. 121 aus:

„Bei den Daten und Dokumenten ist – wie bei den Informationen in Papierbelegen – auf deren Inhalt und auf deren Funktion abzustellen und nicht auf deren Bezeichnung“

Folge:

Sämtliche E-Mails, die die Funktion eines Handels- oder Geschäftsbriefs haben oder ein Buchungsbeleg darstellt sind aufbewahrungspflichtig. Die reine Ablage zum Beispiel einer Outlook-Datei in einem Ordner auf der Festplatte entspricht nicht den Anforderungen an die Unveränderbarkeit aus den GoBD. Es müssen zusätzliche Maßnahmen getroffen werden, um die Unveränderbarkeit bzw. die lückenlose Dokumentation von Änderungen zu gewährleisten (z.B. Archivierung in einem Dokumentenmanagementsystem).