Neues BMF Schreiben zu den GoBD vom 28. November 2019

Bereits im Juli 2019 hatte das Bundesfinanzministerium eine Neufassung der GobD  (Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff) auf ihrer Webseite veröffentlicht. Kurze Zeit später war das Schreiben jedoch wieder verschwunden. Nun hat das BMF dieses Schreiben ohne nennenswerte Änderungen am 28. November 2019 (IV A 4 – S 0316/19/10003) erneut online gestellt. Es tritt an die Stelle des BMF-Schreibens vom 14. November 2014, BStBl I S. 1450.

Die GoBD sehen vor, dass im Rahmen einer Außenprüfung alle zur Auswertung der Daten notwendigen Strukturinformationen in maschinell auswertbarer Form durch das geprüfte Unternehmen bereitgestellt werden. Hierzu hat das BMF ein weiteres Dokument mit ergänzenden Informationen zur Datenträgerüberlassung veröffentlicht.

Welche Änderungen enthält das neue BMF Schreiben?

Das BMF hat nur punktuell Anpassungen vorgenommen. An Aufbau und Textziffern hat sich nichts grundlegend verändert. Interessante Neuerungen ergeben sich insbesondere hinsichtlich der Digitalisierung von empfangenen Handels- und Geschäftsbriefen. Zudem ist es nun möglich Buchungsbelege auch durch mobiles Scannen bzw. Abfotografieren zu erfassen.

Erleichterungen für Kleinstunternehmen Tz. 15

Für Kleinstunternehmer, deren Umsatz 17.500 EUR pro Jahr nicht überschreitet und die ihren Gewinn durch Einnahmen-Überschussrechnung ermitteln sollen die GoBD anzuwenden sein. Allerdings soll im Hinblick auf die Erfüllung der Anforderungen auf die Unternehmensgröße Rücksicht genommen werden.

Cloud steht GoBD nicht entgegen Tz. 20

Textziffer 20 des BMF-Schreibens stellt nun klar, dass die Verwendung von Cloud-Technologien und die Nutzung von dezentralen Systemen den GoBD nicht entgegenstehen. Damit trägt das BMF der Entwicklung Rechnung, dass Unternehmen zur Speicherung Ihrer Daten zunehmend keine eigene Software und Hardware mehr nutzen, sondern dies in eine Cloud auslagern. Damit ist nun auch auf diesem Gebiet Rechtssicherheit gegeben, was angesichts der zunehmenden Verbreitung von DMS-Systemen ein wichtiger Schritt war.

Einzelaufzeichnungspflicht Tz. 39

Gem. § 146 Abs. 1 Satz 1 AO besteht grundsätzlich Einzelaufzeichnungspflicht für jeden Geschäftsvorfall. Dies ist in Tz. 39 des BMF-Schreibens enthalten. Eine Ausnahme ist nur zulässig, wenn es technisch, betriebswirtschaftlich und praktisch unmöglich ist, die einzelnen Geschäftsvorfälle aufzuzeichnen, was der Steuerpflichtige nachzuweisen hat.

Die Führung einer offenen Ladenkasse ist weiterhin zulässig. Wird allerdings ein elektronisches System verwendet, gilt stets eine Pflicht zur Einzelaufzeichnung.

Zeitgerechte Erfassung Tz. 48 und 50

Aus der Tz. 50 des BMF Schreibens ergibt sich eine Verschärfung hinsichtlich der periodenweise Verbuchung betrifft. Eine periodenweise Erfassung ist nunmehr nur noch unter folgenden Voraussetzungen nicht zu beanstanden:

• Geschäftsvorfälle werden zeitnah (Bargeschäfte täglich, unbare Geschäftsvorfälle innerhalb von 20 Tagen) in Grundbüchern festgehalten.
• durch organisatorische Vorkehrungen wird sichergestellt, dass die Unterlagen bis zu ihrer Erfassung nicht verloren gehen
• die Vollständigkeit der Geschäftsvorfälle ist gewährleistet
• Zeitnahe Zuordnung des Geschäftsvorfalls durch Kontierung oder Zuordnung zum privaten oder betrieblichen Bereich

Mobiles Scannen Tz. 136

Es wird nun klargestellt, dass auch das mobile Scannen bzw. Fotografieren der Belege (z.B. mittels Smartphone, Tablet etc.) zulässig ist. Dabei muss gewährleistet sein, dass das elektronische Dokument bildlich mit dem Original übereinstimmt. Die gescannten Papierbelege können dann unter den Voraussetzungen der Textziffer 140 des BMF Schreibens vernichtet werden. Es wird ferner ausgeführt, dass es nun auch zulässig ist, Papierbelege im Ausland per Smartphone zu erfassen, vorausgesetzt die Belege sind im Ausland entstanden (beispielsweise während einer Dienstreise).

Formattreue und Aufbewahrung

Es wurden Erleichterungen aufgenommen, wonach unter bestimmten Umständen auf die Aufbewahrung der Ursprungsversion verzichtet werden kann.

Voraussetzungen sind:

• Bei der Konvertierung werden keine bildlichen oder inhaltlichen Veränderungen vorgenommen und es gehen keine aufbewahrungspflichtigen Informationen verloren.
• Es erfolgt eine Dokumentation in der Verfahrensdokumentation über die ordnungsgemäße und verlustfreie Konvertierung
• Die maschinelle Auswertbarkeit und der Datenzugriff durch die Finanzbehörde werden nicht eingeschränkt.

Dieser Punkt ist insbesondere für Unternehmen interessant, die elektronische Dokumente in ein unternehmenseigenes Format umwandeln. Bisher musste immer auch das elektronische Originaldokument aufbewahrt werden. Werden die oben genannten Vorraussetzungen erfüllt, so ist dies nun nicht mehr erforderlich.

Bildliche Erfassung von Dokumenten

Tz. 136 enthält hierzu folgende Regelung:

Papierdokumente werden durch die bildliche Erfassung (siehe Rz. 130) in elektronische Dokumente umgewandelt. Das Verfahren muss dokumentiert werden. Der Steuerpflichtige sollte daher eine Organisationsanweisung erstellen, die unter anderem regelt:

• wer erfassen darf,
• zu welchem Zeitpunkt erfasst wird oder erfasst werden soll (z. B. beim Posteingang, während oder nach Abschluss der Vorgangsbearbeitung),
• welches Schriftgut erfasst wird,
• ob eine bildliche oder inhaltliche Übereinstimmung mit dem Original erforderlich ist,
• wie die Qualitätskontrolle auf Lesbarkeit und Vollständigkeit und
• wie die Protokollierung von Fehlern zu erfolgen hat.

Die konkrete Ausgestaltung dieser Verfahrensdokumentation ist abhängig von der Komplexität und Diversifikation der Geschäftstätigkeit und der Organisationsstruktur sowie des eingesetzten DV-Systems. Aus Vereinfachungsgründen (z. B. bei Belegen über eine Dienstreise im Ausland) steht § 146 Absatz 2 AO einer bildlichen Erfassung durch mobile Geräte (z. B. Smartphones) im Ausland nicht entgegen, wenn die Belege im Ausland entstanden sind bzw. empfangen wurden und dort direkt erfasst werden. Erfolgt im Zusammenhang mit einer, nach § 146 Absatz 2a AO genehmigten, Verlagerung der elektronischen Buchführung ins Ausland eine ersetzende bildliche Erfassung, wird es nicht beanstandet, wenn die papierenen Ursprungsbelege zu diesem Zweck an den Ort der elektronischen Buchführung verbracht werden. Die bildliche Erfassung hat zeitnah zur Verbringung der Papierbelege ins Ausland zu erfolgen.

Versionierung der Verfahrensdokumentation

Im alten BMF Schreiben ist in Textziffer 154 vorgesehen, dass die Verfahrensdokumentation bei Änderungen zu versionieren ist und eine neue Version erstellt wird. Ferner ist eine Änderungshistorie vorzuhalten. Die Neufassung erleichtert die Versionierung. Das neue BMF-Schreiben sieht nun vor, dass nur die Änderungen in der Dokumentation versioniert werden müssen. Eine Änderungshistorie muss weiterhin vorgehalten werden.

Musterverfahrensdokumentation zum ersetzenden Scannen 2.0

Der Deutsche Steuerberaterverband e.V. (DStV) hat gemeinsam mit der Bundessteuerberaterkammer (BStBK) ein Update der Musterverfahrensdokumentation zum ersetzenden Scannen veröffentlicht. Diese enthält in ihrer neuen Fassung, die aktualisierten Grundsätze der GoBD vom 28.11.2019. Diese Musterverfahrensdokumentation ist abrufbar unter https://www.bstbk.de/downloads/bstbk/steuerrecht-und-rechnungslegung/fachinfos/BStBK_Muster-VerfD-ersetzendes-Scannen_v2.0-2019-11-29.pdf.

dokutar wird auf der Grundlage dieser Musterverfahrensdokumentation in Kürze eine Aktualisierung für den Bereich ersetzendes Scannen vornehmen.

Ab wann gelten die Grundsätze des neuen BMF-Schreibens?

Das neue BMF-Schreiben zu den GoBD ist auf Besteuerungszeiträume anzuwenden, die nach dem 31.12.2019 beginnen. Es wird nicht beanstandet, wenn der Steuerpflichtige diese Grundsätze auf Besteuerungszeiträume anwendet, die vor dem 1.1.2020 enden.

dokutar wird die Änderungen des neuen BMF-Schreibens in einem Update berücksichtigen.