Leistungsbeschreibung der buchbaren Tarife und Services
für den Onlinedienst dokutar.de
1 Begriffsdefinitionen
Festschreibung einer Verfahrensdokumentation
Aus den erfassten Daten wird ein PDF mit der eigentlichen Verfahrensdokumentation generiert. Das PDF wird auf dem dokutar Server gespeichert und mit einer eindeutigen Versionsnummer versehen.
2 Nutzungsvoraussetzungen auf Seiten des Kunden
Der Kunde muss einen gängigen Internetbrowser verwenden. Er muss Javascript aktivieren und Cookies zulassen, ansonsten kann der Online-Dienst nicht genutzt werden.
3 Kostenfreie Nutzung der Testversion
Mit der Registrierung allein entstehen keine Kosten. Nach der Verifizierung der E-Mail-Adresse hat der Kunde für einen Testzeitraum von 30 Tagen kostenfreien Zugang zu eingeschränkten Onlinefunktionen unseres Online-Diensts. Spätestens 14 Tage nach Ablauf des Testzeitraums wird der Account und alle eingegebenen Daten gelöscht, sofern kein kostenpflichtiger Tarif gebucht wurde.
4 Kostenpflichtige Tarife
Um dokutar im vollen Funktionsumfang zeitlich unbegrenzt nutzen zu können muss ein Tarif gebucht werden. Es stehen zwei unterschiedliche Arten von Tarifen zur Verfügung.
a. Unternehmenstarife
b. Beratertarif
5 Unternehmenstarife
Die Unternehmenstarife richten sich in erster Linie an Unternehmen, die für das eigene Unternehmen eine Verfahrensdokumentation erstellen wollen. Es gibt drei verschiedene Unternehmenstarife, die sich an der Größe des Unternehmens orientieren. Es ist dem Kunden möglich für mehrere Unternehmen Tarife zu buchen.
5.1 Vertragslaufzeit
Die Laufzeit des Vertrags beträgt für jeden gebuchten Unternehmenstarif 12 Monate. Die Laufzeit verlängert sich automatisch jeweils um 12 Monate, wenn der Vertrag nicht gemäß unseren Nutzungsbedingungen gekündigt wird.
5.2 Nutzungsentgelte und Abrechnung
Basic: 3,90 €/Monat
Anzahl zuständiger Mitarbeiter: bis 3
Anzahl Kassen: bis 2
Funktionsgruppen: nein
Mehrere Standorte: nein
Onlinehandel: nein
Plus: 6,90 €/Monat
Anzahl zuständiger Mitarbeiter: 4 bis 10
Anzahl Kassen: 3 bis 10
Funktionsgruppen: ja
Mehrere Standorte: ja
Onlinehandel: ja
Pro: 9,90 €/Monat
Anzahl zuständiger Mitarbeiter: über 10
Anzahl Kassen: über 10
Funktionsgruppen: ja
Mehrere Standorte: ja
Onlinehandel: ja
Das Nutzungsentgelt für die kostenpflichtigen Tarife ist jeweils im Voraus für die Vertragslaufzeit fällig.
6 Beratertarif
Wie bei den Unternehmenstarifen können beim Beratertarif mehrere Unternehmen angelegt werden. Es muss jedoch für die Unternehmen keine explizite Buchung eines Tarifs erfolgen. Stattdessen werden im Beratertarif alle erstellten Unternehmen automatisch abgerechnet (Pay-Per-Use).
Im Beratertarif kann der Kunde ein eigenes Logo hochladen, welches statt dem dokutar Logo in den Verfahrensdokumentationen verwendet wird.
6.1 Vertragslaufzeit
Die Laufzeit des Vertrags beträgt für den Beratertarif 12 Monate. Die Laufzeit verlängert sich automatisch jeweils um 12 Monate, wenn der Vertrag nicht gemäß unseren Nutzungsbedingungen gekündigt wird.
6.2 Nutzungsentgelte und Abrechnung
Die Abrechnung eines Beratertarifs erfolgt monatlich jeweils zum 1. eines jeden Kalendermonats im Voraus. Für den Beratertarif wird eine Grundgebühr von 6,90 €/Monat berechnet.
Den im Account angelegten Unternehmen wird der jeweilige Unternehmenstarif zugeordnet (siehe 5.2) und in einer Sammelrechnung zusammengefasst. Relevant für die Abrechnung ist dabei der Zeitpunkt, an dem das Unternehmen angelegt wurde, frühestens aber der Zeitpunkt, zu dem der Beratertarif gebucht wurde. Wurde für das Unternehmen eine Verfahrensdokumentation festgeschrieben, so wird für die nächsten 12 Monate mindestens der zu diesem Zeitpunkt geltende Tarifbetrag abgerechnet.
Eine Rechnungsstellung erfolgt erst, wenn der Rechnungsbetrag die Schwelle von 50 € überschritten hat. Unabhängig von der Höhe des Rechnungsbetrags erfolgt am 1. Dezember eines jeden Jahres eine Rechnungsstellung.
Wenn ein Unternehmen im Online-Dienst gelöscht wird, dann wird es nicht weiter abgerechnet. Ist jedoch für das zu löschende Unternehmen eine Verfahrensdokumentation festgeschrieben und wurden weniger als 12 Monate für das Unternehmen abgerechnet, dann wird der zu 12 Monaten verbleibende Zeitraum einmalig in Rechnung gestellt. Dieses Verfahren wird auch bei Kündigung des Beratertarifs auf im Tarif enthaltene Unternehmen angewendet.
Ab 11 angelegten Unternehmen wird ein Rabatt von 10% gewährt. Ab 51 angelegten Unternehmen ein Rabatt von 20%.
7 Support-Angebot
Zusätzlich zu unseren Tarifen bieten wir eine einmalige Supportleistung an. Dabei begleiten wir Sie online bei der Erstellung Ihrer Verfahrensdokumentation bis zur ersten Festschreibung. Das Angebot umfasst zwei Breiche:
7.1 Einführung in dokutar bei einem Online Meeting (ca. 1 – 2 h)
- Einweisung in die Funktionsweise von dokutar
- Auswahl der relevanten Geschäftsprozesse
- Detaillierte Beschreibung eines Geschäftsprozesses je nach Unternehmensausrichtung (z.B. Ersetzendes Scannen, Kassenführung, Fakturierung)
- Betrachtung weiterer Geschäftsprozesse. Hinweise auf wichtige Punkte.
- Auswahl der relevanten Belegarten
- Hinzufügen einer digitalen Ablage (DMS)
7.2 Support per Telefon und E-Mail
- Für Rückfragen stehen wir per E-mail oder Telefon während unserer Geschäftszeiten bereit
- Bei Bedarf wird ein weiteres Online-Meeting vereinbart
Unser Support beinhaltet keine steuerliche Beratung. Bei steuerrechtlichen Fragen nehmen Sie bitte Kontakt zu Ihrem Steuerberater auf.
Kosten: einmalig 290 €
Alle Preise zzgl. gesetzlicher Umsatzsteuer.