Verfahrensdokumentation

Das Herzstück der GoBD bildet die Verfahrensdokumentation (Vfd). Sie ist in erster Linie für den Betriebsprüfer bestimmt. Dieser kann sich damit in kurzer Zeit einen Überblick über das zu prüfende Unternehmen, die steuerrelevanten Prozesse, IT-Systeme und Programme sowie den Datenweg der steuerrelevanten Daten verschaffen. Nach Auffassung der Finanzverwaltung ist die Vfd für die steuerliche Prüfung der Nachvollziehbarkeit und Nachprüfbarkeit notwendig. Hintergrund ist die zunehmende Digitalisierung und die Komplexität der IT-Systeme. Für einen Betriebsprüfer ist eine digitale Betriebsprüfung deutlich effektiver.

Er kann in kurzer Zeit durch gezielte Abfragen große Datenmengen überprüfen. Das Handbuch dafür ist quasi die Verfahrensdokumentation. Aber auch für das Unternehmen selbst hat die Vfd eine hohe Bedeutung. Sie bildet beispielsweise die Grundlage für ein valides Tax Compliance Management System (TCMS). Ziel eines TCMS ist die Sicherstellung der vollständigen und zeitgerechten Erfüllung der steuerlichen Pflichten. Mit Hilfe einer Vfd können Abläufe optimiert werden.

Sofern eine fehlende Verfahrensdokumentation Grund für eine mangelnde Nachvollziehbarkeit und Nachprüfbarkeit darstellt, stellt dies ein formeller Mangel der Buchführung dar. Dieser Mangel kann zur Verwerfung der Buchführung und damit zur Hinzuschätzung führen. Daraus können sich unkalkulierbare steuerliche Risiken für das Unternehmen ergeben. Dies gilt es zu vermeiden durch eine aktuelle ordnungsgemäße Verfahrensdokumentation.

Inhalt der Verfahrensdokumentation

Das BMF-Schreiben zu den GoBD gibt detaillierte Vorgaben zum notwendigen Inhalt:

Für jedes DV-System muss eine übersichtlich gegliederte Verfahrensdokumentation vorhanden sein, aus der Inhalt, Aufbau und Ergebnisse des DV- Verfahrens vollständig und schlüssig ersichtlich sind. Allgemein müssen aus der Dokumentation Inhalt, Aufbau, Ablauf sowie Ergebnisse des EDV-Verfahrens vollständig und schlüssig hervorgehen. Für die Prüfung der Nachvollziehbarkeit und Nachprüfbarkeit ist eine aussagekräftige und aktuelle Verfahrensdokumentation notwendig, die alle System und Verfahrensänderungen inhaltlich und zeitlich lückenlos dokumentiert. Sie muss verständlich und damit für einen sachverständigen Dritten in angemessener Zeit nachprüfbar sein. Die konkrete Ausgestaltung der Beschreibung ist abhängig von der Komplexität und Diversifikation der Geschäftstätigkeit und der Organisationsstruktur sowie des eingesetzten DV-Systems. Die Beschreibung des Internen Kontrollsystems (IKS) und der Vorgehensweise hinsichtlich der Datensicherung ist wesentlicher Bestandteil der Verfahrensdokumentation. Die Verfahrensdokumentation muss versioniert werden und eine nachvollziehbare Änderungshistorie enthalten.

Diese Punkte müssen z.B. in der Verfahrensdokumentation enthalten sein:

Allgemeine Beschreibung

  • Allgemeine Angaben zum Unternehmen
  • Überblick über die steuerrelevanten Geschäftsprozesse
  • Verfahren und Maßnahmen für die Belegablage
  • Nachweis der Mitarbeiterqualifikation

Anwenderdokumentation

  • Prozessdokumentation
  • Organisationsanweisungen zu den einzelnen Geschäftsprozessen
  • Handbücher und Schulungsunterlagen
  • Beschreibung unternehmensspezifischen Anpassungen
  • Beschreibung der vom Anwender vorzunehmenden Kontrollen

Technische Systemdokumentation

  • eingesetzte Hard- und Software
  • Standorte des IT-Systems
  • Customizing
  • IT-Anwendungen und Schnittstellen
  • Beschreibung der Daten- und Dokumentenbestände einschließlich Aufbewahrungsregeln und –fristen sowie Datensatzbeschreibung , Dokumentenmanagementkonzept
  • Benutzerverwaltung, Berechtigungskonzept
  • Dokumenten- und Mailarchivierung
  • Prozessauslagerungen
  • E-Mail
  • Datenzugriff durch Betriebsprüfer

Betriebsdokumentation

  • Beschreibung des Datenflusses und der Schnittstellen
  • Erläuterungen zur Sicherstellung der Unveränderbarkeit
  • Auflistung und Beschreibung der erzeugten Protokolle
  • Datensicherungsmaßnahmen und Notfallszenarien

Darstellung Migrationskonzepte

Eine Muster-Verfahrensdokumentation zur Belegablage wurde von der AWV Arbeitsgemeinschaft für wirtschaftliche Verwaltung e. V., Muster-Verfahrensdokumentation zur Belegablage entwickelt (siehe https://www.awv-net.de/themen/fachergebnisse/musterverfahrensdoku/index.html).

Ferner hat der DFKA e.V. Deutsche Fachverband für Kassen- und Abrechnungssystemtechnik e.V. Muster-Verfahrensdokumentation zur ordnungsmäßigen Kassenführung  und eine  Muster-Verfahrensdokumentation zur Aufstellung und Einrichtung eines Kassensystems entwickelt, siehe: https://dfka.net/muster-vd-kasse/

Die Verfahrensdokumentation gehört zu den Arbeitsanweisungen und sonstigen Organisationsunterlagen i. S. d. § 147 Abs. 1 Nr. 1 AO bzw. § 257 Abs. 1 Nr. 1 HGB und ist entsprechend § 147 Abs. 3 S. 1 AO bzw. § 257 Abs. 4 HGB über die gesetzliche Aufbewahrungsfrist von zehn Jahren aufzubewahren. Folglich muss innerhalb des Aufbewahrungszeitraum die jeweils geltende Verfahrensdokumentation vorgehalten werden können. Es reicht deshalb nicht aus einmalig eine Verfahrensdokumentation zu erstellen. Vielmehr muss diese ständig an die Gegebenheiten des Unternehmens angepasst werden. Beispielsweis ist es somit erforderlich, Änderungen von Hard- oder Software, Auslagerungen an externe Dienstleister oder ein Mitarbeiterwechsel lückenlos abzubilden. Die Verfahrensdokumentation ist entsprechend bei der Erstellung, Einführung, Änderung und Ergänzung des IT-Systems fortzuschreiben.

Mit dokutar schnell und einfach eine Verfahrensdokumentation erstellen?

Jetzt kostenlos testen