Verfahrensdokumentation für das ersetzende Scannen
Das ersetzende Scannen ist ein wichtiger Baustein auf dem Weg in das papierlose Büro. Aber Vorsicht: wer tatsächlich plant seine Belege einzuscannen und die Originale zu vernichten, der sollte beachten, dass dies nur mit einer Verfahrensdokumentation rechtskonform ist. Denn die GoBD sind hier eindeutig: nur mit einer ausführlichen Verfahrensdokumentation darf das ersetzende Scannen im Unternehmen eingesetzt werden.
Was bedeutet „ersetzendes Scannen“?
Beim ersetzenden Scannen handelt es sich um ein Verfahren, bei dem papiergebundene Originaldokumente nach dem Digitalisieren vernichtet werden dürfen – vorausgesetzt, die digitalen Kopien sind revisionssicher und gesetzeskonform archiviert. Dieses Vorgehen spart Platz, Zeit und damit Kosten, ist aber an klare Anforderungen gebunden.
Grundlage ist u. a. die GoBD (Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff), die von der Finanzverwaltung herausgegeben wurden. Sie definieren unter anderem, wie digitale Belege aufzubewahren sind, damit sie im Falle einer Betriebsprüfung anerkannt werden. Ein wichtiger Aspekt für das ersetzende Scannen ist dabei die Verfahrensdokumentation.
Was ist eine Verfahrensdokumentation?
Die Verfahrensdokumentation beschreibt strukturiert und nachvollziehbar, wie ein Unternehmen seine steuerrelevanten Daten verarbeitet, speichert und archiviert – insbesondere, wenn papierhafte Dokumente durch digitale ersetzt werden. Sie dokumentiert unter anderem den gesamten Prozess des ersetzenden Scannens von der Eingangspost bis zur revisionssicheren Archivierung.
Nach den GoBD muss jede Organisation, die steuerlich relevante Belege elektronisch verarbeitet, eine solche Verfahrensdokumentation vorlegen können. Sie dient der Nachvollziehbarkeit und Nachprüfbarkeit gegenüber Finanzbehörden.
Woraus besteht eine Verfahrensdokumentation?
Die Verfahrensdokumentation umfasst typischerweise vier Hauptbestandteile:
- Allgemeine Beschreibung
Diese gibt einen Überblick über das Unternehmen, seine Organisation sowie die eingesetzten IT-Systeme und dokumentiert die allgemeinen Rahmenbedingungen. - Anwenderdokumentation
Sie beschreibt, wie die eingesetzten Systeme und Programme zu bedienen sind, z. B. das Scannen von Eingangsrechnungen, die Datenübertragung in das Archivsystem oder die Freigabeprozesse. - Technische Systemdokumentation
Hier werden technische Details der eingesetzten Hard- und Software festgehalten. Dazu gehören Angaben über Scanner, Archivsysteme, Schnittstellen und Sicherheitsmaßnahmen. - Betriebsdokumentation / Internes Kontrollsystem (IKS)
Diese beschreibt die organisatorischen und kontrollierenden Maßnahmen, die sicherstellen, dass die Anforderungen an Ordnungsmäßigkeit, Vollständigkeit, Richtigkeit und Nachvollziehbarkeit eingehalten werden.
Natürlich besteht eine Verfahrensdokumentation nicht nur aus dem Bereich ersetzendes Scannen. Denn laut GoBD sind die Unternehmen verpflichtet, alle Prozesse im Unternehmen zu dokumentieren, die mit steuerrelevanten Daten und Dokumenten zu tun haben.
Anforderungen an das ersetzende Scannen
Um Papierdokumente nach dem Scannen vernichten zu dürfen, müssen unter anderem folgende Voraussetzungen erfüllt sein:
- Protokollierter Scanvorgang: Der Scanprozess muss nachvollziehbar dokumentiert sein, idealerweise mit automatisierten Prüf- und Freigabeschritten.
- Einhaltung der Vollständigkeit und Unveränderbarkeit: Es darf keine inhaltliche Veränderung am Beleg erfolgen.
Einsatz geeigneter Scanner: Die eingesetzte Technik muss in der Lage sein, Belege verlustfrei zu digitalisieren (idealerweise in Farbe und hoher Auflösung). - Zeitnahe Digitalisierung: Der Scanvorgang sollte unmittelbar nach dem Posteingang oder der Belegentstehung erfolgen.
- Nachvollziehbarkeit und Prüfbarkeit: Jeder Schritt im Prozess – vom Eingang über das Scannen bis zur Archivierung – muss dokumentiert und prüfbar sein.
Ohne Verfahrensdokumentation kein ersetzendes Scannen
Das ersetzende Scannen kann ein großer Effizienzgewinn für Unternehmen sein – aber nur dann, wenn die rechtlichen Rahmenbedingungen eingehalten werden. Die Verfahrensdokumentation spielt hierbei eine Schlüsselrolle. Sie macht Prozesse transparent, schafft Vertrauen bei Prüfungen und schützt vor rechtlichen Konsequenzen.
Unternehmen sollten daher nicht nur auf die Digitalisierung setzen, sondern auch auf eine saubere Dokumentation der dahinterliegenden Prozesse. Idealerweise wird diese regelmäßig überprüft, aktualisiert und in Abstimmung mit dem Steuerberater oder einem spezialisierten Dienstleister erstellt.
Mit dokutar schnell und einfach zur Verfahrensdoku
Das Onlinetool dokutar macht die Erstellung einer Verfahrensdokumentation besonders einfach. Bereits tausendfach im Einsatz, ermöglicht dokutar eine besonders einfache und zeitsparende Erstellung der Verfahrensdokumentation. Der Bereich ersetzendes Scannen ist dabei nur einer von vielen. Durch den modularen Aufbau des Tools kann sich jedes Unternehmen die für sie relevanten Bereiche auswählen und so eine rechtssichere Verfahrensdokumentation erstellen.
Jetzt 30 Tage kostenlos testen
Testen Sie dokutar kostenlos für 30 Tage unverbindlich
