Revisionssichere Ablage mit dem Dokumentenmanagementsystem (DMS)

Viele große Unternehmen, Versicherungen und Banken führen bereits ein papierloses Büro. Kleine und mittlere Unternehmen (KMU) tun sich bei der Digitalisierung von Verwaltungstätigkeiten allerdings erfahrungsgemäß schwerer und arbeiten deshalb sehr häufig noch mit Rechnungen in Papierform, die in Aktenordnern abgelegt werden. Aus verschiedenen Gründen haben sich die Geschäftsinhaber noch nicht mit elektronischen Ablagesystemen für Dokumente beschäftigt und scheuen die Umstellung. Dabei bieten Dokumentenmanagementsysteme viele Vorteile und können helfen Geschäftsprozesse effizienter zu gestalten.

Als Dokumente zählen dabei alle Informationen, die elektronisch gespeichert werden können. Hier eine Aufstellung der im Geschäftsleben am häufigsten genutzten Unterlagen:

• Briefe und E-Mails
• Rechnungen und Lieferscheine
• Formulare
• Quittungen und Buchungsbelege
• Kontoauszüge
• Bilanzen, Jahresabschlüsse und Betriebswirtschaftliche Auswertungen (BWA)
• Faxe
• Prospekte
• Präsentationen und Grafiken
• Personalakten und Lohnzahlungen

Was ist ein Dokumentenmanagementsystem

Bei dem System handelt sich um eine Software, mit der Firmen, Behörden, Banken, Versicherungen und andere Unternehmen sämtliche geschäftsrelevanten Dokumente einscannen, bearbeiten, weiterleiten, speichern und löschen können. Um die Echtheit der Unterlagen zu garantieren und Betrug zu verhindern, sieht das System verschiedene Funktionen zur Kontrolle, Steuerung und Weiterleitung vor. Zu den wichtigsten Funktionen zählen:

• automatische Verteilung der Dokumente
• Zuordnung eines Dokuments zu verschiedenen Dossiers
• Zugriff mehrerer Benutzer gleichzeitig auf ein Dokument
• Verwaltung der Zugriffsberechtigungen auf bestimmte Unterlagen
• schnelle Suche nach bestimmten Suchbegriffen

Sämtliche Dokumente werden in einem Archiv gespeichert, auf das die Nutzer von verschiedenen Orten zugreifen können. Zusätzlich speichert das System entweder das komplette Dokument oder zumindest die Metadaten in einer Datenbank. Zu den Metadaten gehören die Dokumentenart, das Datum der Erstellung und zugeordnete Suchbegriffe. Durch diese Speicherung können sämtliche Unterlagen eines Betriebes schnell und sicher wiedergefunden werden. Die langwierige Suche in Ordnern oder Akten entfällt, wodurch viel Zeit gespart wird. So können geschäftliche Entscheidungen schneller getroffen werden und die Mitarbeiter können sich wieder ihren eigentlichen Aufgaben zuwenden.

Welche Arten von Dokumentenmanagementsystemen gibt es?

Bei den Computerprogrammen, mit denen die Dokumente bearbeitet werden, kann es sich um eine lokale On-Premises-Software auf dem PC oder dem Server handeln, oder die Firma entscheidet sich für eine cloudbasierte Lösung.

Vor der Wahl der passenden Software muss sich ein Unternehmer über folgende Punkte Gedanken machen:

• Welche Dokumente kommen im täglichen Geschäftsbetrieb vor?
• Wie werden die Dokumente bearbeitet?
• Wie schnell erfolgt die Bearbeitung nach Eingang?
• Von wem werden die Dokumente bearbeitet?
• Nach welchem Ordnungssystem werden die Unterlagen abgelegt?
• Welche Prozesse sollen vereinfacht werden?
• Welche gesetzlichen Vorgaben müssen beachtet werden?
• Welche branchenspezifischen Besonderheiten gibt es?

Auch wenn es sich nach viel Arbeit anhört, zahlt sich eine gute Vorbereitung aus. Wenn sich ein Unternehmen für die passende Softwarelösung entschieden hat, kann es mit dem elektronischen Dokumentenmanagement viel Zeit und Geld sparen.

Dabei hat eine DMS-Cloud-Lösung den Vorteil, dass die Nutzer von verschiedenen Orten und mit unterschiedlichen Geräten, wie PC, Tablet oder Smartphone, auf die Dokumente zugreifen können. Außerdem muss sich der Nutzer bei der Cloud-Lösung keine Gedanken um den Schutz der Daten machen. Dies ist Aufgabe des Softwareanbieters. Wichtig ist, dass der Anbieter gewisse Standards erfüllt, wie beispielsweise die Vorgaben der DSGVO oder Prüfzertifikate (z.B. ISO27001) vorweisen kann.

Wir die Software auf einem PC oder Inouse-Server installiert, so muss dafür gesorgt werden, dass regelmäßig Backups gemacht werden, die an einem anderen Ort aufbewahrt werden, oder die Daten durch geeignete Maßnahmen vor Brand, Diebstahl und Überschwemmung geschützt werden.

Wie funktioniert die elektronische Verwaltung von Dokumenten?

Nach der Installation der entsprechenden Software oder eines Cloud-Dienstes erfolgt die Verarbeitung der Unterlagen in mehreren Schritten:

• Erfassung der Dokumente
• Verteilung der Unterlagen an die zuständigen Sachbearbeiter
• Bearbeitung der Dokumente
• Ablage und Archivierung
• Löschung der Dokumente

Die Erfassung der Dokumente erfolgt entweder elektronisch oder durch Einscannen von Unterlagen in Papierform (siehe hierzu Artikel zum Ersetzenden Scannen). Moderne Managementsysteme klassifizieren die Dokumente automatisch nach Rechnungen, Aufträgen, Bestellbestätigungen, Lieferscheinen oder anderen Zuordnungen. Auch eine automatische Indexierung oder eine OCR-Texterkennung bieten moderne Systeme an. Dadurch entfällt die umständliche manuelle Verschlagwortung und die Unterlagen werden automatisch mit dem passenden Suchbegriff versehen. Neben der schnellen Erfassung und Zuordnung profitieren sowohl große Unternehmen als auch Kleinbetriebe von weiteren Vorteilen.

Vorteile für Unternehmen jeder Größe

Langjährige Bürokräfte kennen die unbeliebte Arbeitsaufgabe der Ablage. Diese zeitaufwendige Arbeit fällt mit dem elektronischen Dokumentenmanagement komplett weg. Das ist jedoch nur einer der zahlreichen Vorteile, die ein DMS bietet. Zu den weiteren Pluspunkten zählen:

• Bearbeitung nur durch autorisierte Mitarbeiter
• Dokumentation der Zugriffe und Änderungen
• Automatisierung von Geschäftsprozessen
• schnelle und effiziente Suche
• revisionssichere Archivierung
• Verarbeitung personenbezogener Daten nach DSGVO

Vor allem die letzten beiden Punkte garantieren den Anwendern eine rechtssichere Aufbewahrung der Unterlagen, wie sie von den Finanzämtern und anderen Behörden gefordert wird. Die digitale Ablage von steuerlich relevanten Dokumenten in einem Windows-Ordnersystem bspw. als PDF-Dateien ist demgegenüber nicht revisionssicher und deshalb nicht zulässig.

Bedeutung für die Ablage steuerlich relevanter Dokumente

In Deutschland bestehen verschiedene Aufbewahrungsfristen für geschäftliche Unterlagen. Die einzelnen Regelungen sind unter anderem in der Abgabenordnung (AO), dem Handelsgesetzbuch (HGB) und in den „Grundsätzen zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff (GoBD)“ zu finden. Für die Unternehmen bedeuten dies, dass Sie Archive vorhalten müssen, in denen die Unterlagen sechs bis zehn Jahre aufbewahrt werden müssen. Hier erleichtert ein effektives elektronisches Dokumentenmanagement die Arbeit und schafft Platz, da Dokumente in Papierform vernichtet werden können, wenn gewährleistet ist, dass die Papiere revisionssicher archiviert werden.

Verfahrensdokumentation für die Belegablage

Werden in einem Unternehmen steuerlich relevante Belege in digitaler Form verarbeitet und gespeichert, so muss der Ablage- und Archivierungsvorgang im Detail in einer Verfahrensdokumentation beschrieben werden. Im Einzelnen müssen folgende Schritte aufgeführt werden:

• Erfassung
• Verarbeitung
• Verbuchung
• Aufbewahrung
• Entsorgung

Mit dokutar ist die Erstellung einer solchen Verfahrensdokumentation besonders einfach, da Sie Schritt für Schritt. Wird ein Dokumentenmanagementsystem genutzt, so wird dies weiter vereinfacht.

Fazit

Ein Dokumentenmanagementsystem ist Voraussetzung für eine revisionssichere Archivierung von digitalen steuerrelevanten Dokumenten. Es erspart eine zeitaufwändige Ablage in Papierform, beschleunigt die Dokumentenbearbeitung und hilft Datenverluste zu verhindern.