dokutar führt Vorlagensystem für Berater-Tarif ein
Mit dem neuen Vorlagensystem im Berater-Tarif macht dokutar einen weiteren wichtigen Schritt, um die Erstellung und Pflege von Verfahrensdokumentationen noch effizienter zu gestalten. Wer regelmäßig Mandanten bei der Umsetzung der GoBD-konformen Dokumentation unterstützt, kennt die Herausforderung: Viele Elemente wiederholen sich, sei es bei der verwendeten Software, bei bestimmten Hardware-Komponenten oder bei ergänzenden Unterlagen. Statt jedes Mal von Grund auf neu anzufangen, können Beraterinnen und Berater ab sofort auf eigene Vorlagen zurückgreifen und damit viel Zeit sparen.
Effizienzgewinn durch Vorlagen
Die Grundidee des Vorlagensystems ist denkbar einfach: Wiederkehrende Inhalte lassen sich als Vorlage anlegen und in beliebig vielen Verfahrensdokumentationen wiederverwenden. Auf diese Weise entsteht ein Baukastensystem, das gerade für Beratende mit vielen Mandanten enorme Vorteile bietet.
Ein klassisches Beispiel sind Software-Produkte, die in der täglichen Praxis immer wieder vorkommen. Programme wie DATEV Unternehmen online, Lexoffice oder andere Buchhaltungs- und DMS-Systeme gehören in fast jede Verfahrensdokumentation. Statt jedes Mal die gleichen Beschreibungen und Erläuterungen einzugeben, genügt künftig ein Klick: Vorlage auswählen, einfügen, fertig.
Vorlagen für Hardware, Dienstleister und ergänzende Unterlagen
Das neue System beschränkt sich nicht nur auf Software. Auch Hardware-Komponenten können als Vorlagen gespeichert werden. So lassen sich etwa Standardbeschreibungen für Kassensysteme, Drucker oder Server-Infrastrukturen zentral ablegen und bei einem neuen Mandanten mit ähnlicher Ausstattung unkompliziert übernehmen. Ebenso nützlich ist die Möglichkeit, Dienstleister als Vorlage zu hinterlegen. Viele Unternehmen arbeiten regelmäßig mit denselben Partnern, zum Beispiel dem Steuerberater, einem Rechenzentrum oder einem externen IT-Dienstleister. Die notwendigen Angaben lassen sich einmalig anlegen und anschließend in jede Mandanten-Dokumentation einfügen. Darüber hinaus können auch ergänzende Unterlagen wie Vertragswerke, Bedienungsanleitungen oder interne Richtlinien über das Vorlagensystem abgebildet werden. Auf diese Weise lassen sich standardisierte Hinweise und Dokumentverzeichnisse schnell und einfach in neue Verfahrensdokumentationen integrieren.
Noch nicht verfügbar: Vorlagen für Geschäftsprozesse und Kassen
Ein Bereich, in dem das Vorlagensystem aktuell noch nicht eingesetzt werden kann, sind die Geschäftsprozesse. Diese bilden das Herzstück jeder Verfahrensdokumentation, da sie den Ablauf von Tätigkeiten im Unternehmen detailliert beschreiben.
dokutar arbeitet hier bereits an einer Lösung, die in Kürze zur Verfügung stehen wird. Damit wird das Vorlagensystem perspektivisch auch auf diesen zentralen Bereich erweitert. Ein Schritt, der die Arbeit für Berater nochmals erheblich erleichtern dürfte.
Vorteile für Nutzer des Berater-Tarifs
Das neue Feature bietet gleich mehrere handfeste Vorteile:
- Zeitersparnis: Wiederkehrende Inhalte müssen nur einmal erstellt werden.
- Konsistenz: Vorlagen sorgen für einheitliche Formulierungen und eine gleichbleibende Qualität.
- Flexibilität: Inhalte lassen sich jederzeit anpassen und bei Bedarf individualisieren.
- Skalierbarkeit: Mit wachsender Zahl an Mandanten steigt der Nutzen des Systems exponentiell.
Gerade für Steuerberater, Wirtschaftsprüfer und andere Fachleute, die regelmäßig Verfahrensdokumentationen für unterschiedliche Mandanten erstellen, ist das ein echter Produktivitätsgewinn.
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