Was kostet die Erstellung einer Verfahrensdokumentation
Mittlerweile ist für viele Unternehmen in Deutschland die Erstellung einer Verfahrensdokumentation Pflicht – vor allem, wenn sie elektronische Buchführungssysteme verwenden. Sie dient dazu, die Nachvollziehbarkeit und Nachprüfbarkeit aller relevanten Prozesse im Zusammenhang mit der Buchführung sicherzustellen, wie es die GoBD verlangen. Doch wie teuer ist eine solche Dokumentation? Die Antwort hängt stark davon ab, wer sie erstellt, wie sie erstellt wird und welcher Aufwand damit verbunden ist.
Von wem kann man eine Verfahrensdokumentation erstellen lassen?
Es gibt verschiedene Wege, eine Verfahrensdokumentation zu erstellen:
1. Steuerberater
Viele Unternehmen beauftragen ihren Steuerberater mit der Erstellung. Steuerberater kennen die steuerlichen Anforderungen genau und haben oft bereits Erfahrung mit der Dokumentation betrieblicher Prozesse. Ein weiterer Vorteil: Der Steuerberater ist meist bereits mit einem Teil der unternehmensinternen Abläufe vertraut – insbesondere mit buchhaltungsrelevanten Prozessen wie Belegfluss, Kontierung, Buchungssystematik oder dem Einsatz von Software. Diese Vorkenntnisse ermöglichen eine effizientere und zielgerichtete Erstellung der Verfahrensdokumentation.
Vorteil: Hohe Qualität, rechtliche Sicherheit, Zeitersparnis durch vorhandenes Prozesswissen.
Nachteil: Relativ teuer.
2. Unternehmensberater / Spezialdienstleister
Es gibt spezialisierte Dienstleister und Unternehmensberater, die sich ausschließlich oder schwerpunktmäßig mit Verfahrensdokumentationen beschäftigen. Diese verfügen meist über praxiserprobte Vorlagen und setzen auf strukturierte Interviews oder Workshops zur Datenerhebung. Der Fokus liegt häufig auf einer praxisgerechten Darstellung der Prozesse sowie auf der Einhaltung der GoBD-Vorgaben. Viele Anbieter arbeiten digital, nutzen Onlinetools zur Dokumentationserstellung und liefern ein rechtssicheres, revisionsfähiges Ergebnis.
Vorteile: Sehr praxisnah, häufig digitale Unterstützung, professionelle Strukturierung, objektiver Blick von außen.
Nachteile: Preislich ähnlich wie Steuerberater, zusätzlicher Abstimmungsaufwand nötig, kennt interne Prozesse nicht im Detail.
3. Selbst erstellen mit Musterverfahrensdokumentationen
Eine weitere Möglichkeit eine Verfahrensdokumentation zu erstellen bietet die Nutzung einer Musterverfahrensdokumentation. Dabei handelt es sich um Worddokumente mit Fragen zu bestimmten Themenbereichen. Es gibt derzeit Musterverfahrensdokumentationen für die Prozesse Belegablage, ersetzendes Scannen und Kassenführung. Sie sind sind sehr ausführlich (jeweils ca. 40 Seiten) die Handhabung ist umständlich.
Vorteil: Günstig oder kostenlos.
Nachteil: Sehr zeitintensiv, Risiko von Fehlern oder Lücken. Es werden nicht alle Prozesse im Unternehmenabgebildet
4. Selbst erstellen mit Onlinetool dokutar
Mit dem Onlinetool dokutar ist es möglich durch strukturierte Fragen, Vorlagen und automatische Textvorschläge die Erstellung einer Verfahrensdokumentation wesentlich zu vereinfachen. Es führt den Nutzer Schritt für Schritt durch die einzelnen Prozessbereiche und ermöglichen eine weitgehend standardisierte Erstellung.
Vorteile: Zeitersparnis im Vergleich zur manuellen Erstellung, intuitive Bedienung, gute Strukturierung, geringe Kosten.
Nachteile: Abhängig von der Qualität des Tools, ggf. technische Einarbeitung nötig, keine individuelle Prozessanalyse, Endkontrolle durch Fachperson oft empfehlenswert.
Mit wie viel Zeitaufwand ist jeweils zu rechnen?
Der Zeitaufwand hängt ebenfalls stark von der gewählten Methode ab:
- Steuerberater:
Der eigene Aufwand ist relativ gering, da der Steuerberater die meisten Informationen erhebt und verarbeitet. Es sind jedoch Interviews oder Fragebögen nötig. Zeitaufwand für das Unternehmen: ca. 4–8 Stunden. - Unternehmensberater / Dienstleister:
Auch hier übernimmt der Berater den Großteil der Arbeit, erfordert aber meist einen intensiveren Analyseprozess. Zeitaufwand: ca. 6–12 Stunden inkl. Workshops. - Selbst mit Vorlage:
Hier ist der größte Zeitaufwand zu erwarten, da alle Inhalte eigenständig angepasst und recherchiert werden müssen. Zeitaufwand: ca. 20–40 Stunden, je nach Komplexität der Prozesse. - Selbst mit Onlinetool dokutar:
Durch geführte Prozesse ist der Aufwand reduziert. Zeitaufwand: ca. 8–16 Stunden, abhängig vom Tool und der Komplexität des Unternehmens.
Durch unser Support Angebot kann der Aufwand deutlich reduziert werden.
Wie hoch sind die Kosten?
- Steuerberater / Unternehmensberater / Spezialdienstleister:
Die Kosten variieren je nach Umfang und Region. Üblich sind 1.500 bis 4.500 Euro für eine vollständige Verfahrensdokumentation bei kleinen bis mittelgroßen Unternehmen. - Musterverfahrensdokumentationen:
Diese gibt es kostenlos (z. B. vom Deutschen Steuerberaterverband) oder für einen geringen Betrag (etwa 50 bis 300 Euro). Hier kommen ggf. interne Kosten für die Bearbeitung hinzu. - Onlinetool dokutar:
Die Nutzung des Onlinetools dokutar kostet zwischen 3,90 € und 9,90 € pro Monat in Abhängigkeit von der Unternehmensgröße zum Preismodell. Berücksichtigt man die direkten Kosten und den Zeitaufwand, so ist dies die mit Abstand günstigste Lösung.
Fazit
Die Erstellung einer Verfahrensdokumentation kann je nach Vorgehensweise stark im Aufwand und in den Kosten variieren. Steuerberater und Berater erfordern zwar wenig Eigeninitiative, verursachen aber hohe Kosten. Wer selbst Hand anlegt, spart Geld, muss jedoch mehr Zeit investieren und rechtliche Fallstricke beachten. Das Onlinetool dokutar bietet jedoch mit Abstand das beste Preis-Leistungs-Verhältnis, inbesondere für digital-affine Unternehmen.
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