Was ist ein Handelsbrief?
Der Begriff Handelsbrief begegnet Unternehmern, Selbstständigen und Buchhaltern immer wieder im geschäftlichen Alltag – insbesondere im Zusammenhang mit den Aufbewahrungspflichten nach dem Handelsgesetzbuch (HGB). Doch was genau ist eigentlich ein Handelsbrief? Welche Dokumente fallen darunter, und wie lange müssen sie aufbewahrt werden?
Definition Handelsbrief
Ein Handelsbrief ist jede schriftliche Mitteilung, die ein kaufmännisches Geschäft betrifft. Gemeint sind dabei nicht nur Briefe im klassischen Sinne, sondern auch moderne Kommunikationsformen wie E-Mails oder Chatnachrichten, sofern sie geschäftsrelevante Inhalte enthalten.
Die rechtliche Grundlage liefert das Handelsgesetzbuch (HGB) – insbesondere § 257 HGB. Dort wird der Begriff zwar nicht im Detail definiert, doch aus der Praxis und Rechtsprechung ergibt sich eine klare Auslegung:
Ein Handelsbrief ist jedes Schriftstück, das der Anbahnung, Durchführung, Abwicklung oder Rückabwicklung eines Handelsgeschäfts dient.
Beispiele für Handelsbriefe
Zu den typischen Handelsbriefen zählen unter anderem:
- Angebote und Angebotsannahmen
- Auftragsbestätigungen
- Bestellungen und Lieferabrufe
- Lieferscheine
- Rechnungen und Gutschriften
- Mahnungen
- Schriftwechsel zu Verträgen oder Reklamationen
Auch der geschäftliche E-Mail-Verkehr kann Handelsbriefe enthalten – vorausgesetzt, er bezieht sich auf konkrete geschäftliche Vorgänge.
Nicht als Handelsbriefe gelten rein private Mitteilungen, Werbematerialien ohne Geschäftsbezug oder interne Notizen ohne Außenwirkung.
Aufbewahrungspflicht von Handelsbriefen
Handelsbriefe unterliegen einer gesetzlichen Aufbewahrungspflicht von sechs Jahren, sofern der Absender oder Empfänger ein Kaufmann im Sinne des HGB ist.
Die wichtigsten Regeln im Überblick:
- Rechtsgrundlage: § 257 Abs. 1 Nr. 2 HGB
- Aufbewahrungsfrist: 6 Jahre ab Ende des Kalenderjahres, in dem der Brief empfangen oder abgesendet wurde
- Form: Auch elektronische Handelsbriefe müssen archiviert werden – revisionssicher, vollständig und unveränderbar (gemäß GoBD)
- Betroffene Unternehmen: Alle buchführungspflichtigen Kaufleute, also Einzelkaufleute über einer bestimmten Umsatz-/Gewinngrenze, sowie Kapitalgesellschaften und Personengesellschaften mit kaufmännischem Geschäftsbetrieb
Warum ist das relevant?
Die ordnungsgemäße Aufbewahrung von Handelsbriefen ist nicht nur gesetzliche Pflicht, sondern auch wichtig für:
- Nachweise bei Reklamationen oder Garantieansprüchen
- Steuerliche und handelsrechtliche Prüfungen
- Dokumentation von Vertragsverhältnissen
- Schutz bei rechtlichen Auseinandersetzungen
- Fehlende oder unvollständig archivierte Handelsbriefe können im Streitfall Beweisnachteile bringen – oder bei einer Betriebsprüfung zu Beanstandungen führen.
Ein Handelsbrief ist somit mehr als nur ein Brief – er ist ein rechtlich relevantes Geschäftsdokument, das alle kaufmännischen Vorgänge begleitet und dokumentiert. Wer Handelsbriefe systematisch und gesetzeskonform aufbewahrt, schützt nicht nur sich selbst vor rechtlichen Risiken, sondern erfüllt auch eine wichtige Voraussetzung für Transparenz, Nachvollziehbarkeit und Ordnungsmäßigkeit in der Unternehmensführung.
Ausführliche Informationen zur Aufbewahrungspflicht für Geschäftsunterlagen im Allgemeinen und zur Aufbewahrungspflicht für E-Mails im Speziellen finden Sie in den verlinkten Blog-Artikeln.
