Neue Funktionen in dokutar

dokutar ist eines der führenden Onlinetools zur Erstellung von Verfahrensdokumentationen in Deutschland. Der modulare Aufbau ermöglicht es nahezu jedem kleineren und mittleren Unternehmen eine maßgeschneiderte Verfahrensdokumentation zu erhalten. Natürlich ist es nicht möglich jeden speziellen Prozess exakt abzubilden. dokutar ist jedoch bemüht das Tool laufend weiterzuentwickeln und noch bestehende Lücken nach und nach zu schließen.

Mit einem großen inhaltlichen Update, das am vergangenen Wochenende eingespielt wurde hierbei der nächste große Schritte getan. Durch zahlreiche Änderungen und Erweiterungen ist es nun möglich die Struktur und die Prozesse vieler Unternehmen noch besser abzubilden. Zudem ist es nun noch einfacher, mit dokutar eine Verfahrensdokumentation zu erstellen.

Die wichtigsten Änderungen des Oktober Updates:

Hinweise zu wichtigen GoBD Grundsätzen

Bei wichtigen Fragen, die die GoBD betreffen werden Warnhinweise hinsichtlich fehlender GoBD Konformität des Prozesses gegeben. Dadurch ist es möglich die Prozesse zu optimieren und Probleme bei der Ordnungsmäßigkeit des Prozesses vermeiden.

Beispiel: Frage nach den Tageskassenberichten bei der offenen Ladenkasse

dokutar Hinweis Tageskassenberícht

Geschäftsprozess E-Mail

Es wurde folgende Frage eingefügt: „Verwenden Sie WhatsApp, SMS oder andere Messengerdienste, um mit Ihren Kunden zu kommunizieren?“. Es wurde zudem der Hinweis hinzugefügt, dass dadurch auch für diese Art von Kommunikation die Aufbewahrungspflichten berücksichtigt werden müssen.

Geschäftsprozess Zahlungsverkehr

Es wurde folgende Frage eingefügt „Welche Zahlungsarten bieten Sie Ihren Kunden an?“. Über Checkboxen können dann die relevanten Zahlungsarten ausgewählt werden.

Standorte

Wenn Ihr Unternehmen über mehrere Filialen oder Niederlassungen verfügt, so ist es nun möglich, diese zentral zu erfassen. In den Bereichen Papierablage, Hardware, Mitarbeitende und Kassen kann dann auf diese Standorte zurückgegriffen werden. Dies ermöglicht es, auch größere Unternehmen mit mehreren Standorten sehr einfach zu erfassen.

Externe Dienstleister

Bisher wurde die Anschrift der externen Dienstleister immer direkt in den Formularen erfasst. Dies ist nun nicht mehr erforderlich. Es gibt nun eine zentrale Liste „Externe Dienstleister“ in der alle Dienstleister erfasst werden und auf die dann in den Formularen zurückgegriffen werden kann.

Kassen

Es ist nun möglich, einen Geldeinwurfautomaten (z.B. Münzstaubsauger, Münzkaffeeautomaten etc.) als Kasse anzulegen und die erforderlichen Angaben dazu zu machen. Weitere Infos zu Geldeinwurfautomaten und den damit verbundenen Dokumentationspflichten finden Sie hier: Geldeinwurfautomaten sind Kassen

Belegarten

Wenn bei einer Belegart der Ablageort identisch mit dem Archivort ist (z.B. bei /blog/dokumentenmanagementsystem/), dann kann dies nun durch Klick auf die Checkbox „Der Archivort entspricht dem Ablageort“ sehr einfach kenntlich gemacht werden.

Hardware

Es ist nun möglich bei der Frage nach dem Hardwaretyp die Antwort „Smartphone / Tablet“ auszuwählen.

Mitarbeitende

Es wurde folgende Frage eingefügt: „An welchem Standort / Standorten wird der Mitarbeitende hauptsächlich eingesetzt?“