Beratungsgespräch

BAFA: Finanzielle Förderung für Verfahrensdokumentation

Es gibt verschiedene Wege eine Verfahrensdokumentation zu erstellen. Zu den einfachsten gehört sicherlich unser Onlinetool dokutar. Eine weitere Möglichkeit ist die Verwendung von Musteverfahrensdokumentationen, welche meist als Word-Vorlagen bereitgestellt werden.

Unternehmen, die ihre Geschäftsprozesse umfassend digitalisieren wollen, haben jedoch zunächst einen größeren Beratungsbedarf. Ziel einer solchen Beratung ist es, bestehende Prozesse zu analysieren und das Potential für Optimierungen auszuloten. Hat eine solche Beratung die Digitalisierung von Prozessen zum Ziel, so mündet sie fast zwangsläufig in die Erstellung einer Verfahrensdokumentation.

Förderprogramm der BAFA

Da die Digitalisierung von Geschäftsprozessen zunächst mit einem zusätzlichem Aufwand und zusätzlichen Kosten verbunden ist, sollte dieser Schritt sehr gut durchdacht werden. Um Unternehmen die Inanspruchnahme von Beratungsleistungen zu erleichtern wurde vom Bundesamt für Wirtschaft und Ausfuhrkontrolle BAFA das Programm „Förderung unternehmerischen Know-hows“ ins Leben gerufen. Es richtet sich an kleinere und mittlere Unternehmen, die bereits gegründet sind. Für die Förderhöhe sind verschiedene Faktoren entscheidend. Die wichtigsten sind:

  • Alter des Unternehmens: Jungunternehmen bis 2 Jahre erhalten einen Fördersatz von bis zu 80% bei einer Bemessungsgrundlage von 4000 €. Bei Bestandsunternehmen beträgt die Bemessungsgrundlage hingegen maximal 3000 €.
  • Sitz des Unternehmens: Unternehmen in den neuen Bundesländern (ohne Berlin und Region Leipzig) haben Anspruch auf einen Fördersatz von 80%. In den übrigen Region beträgt der Fördersatz hingegen nur 50% (Ausnahme Region Lüneburg mit 60%)
  • Unternehmerische Situation: besondere Konditionen erhalten Unternehmen in Schwierigkeiten. Sie können ebenfalls einen Antrag stellen und erhalten einen Fördersatz von 90% bei einer Bemessungsgrenze von 3000 €. Am 3.4.2020 würde die bestehende Richtlinie ergänzt. Betriebe die durch den Lockdown im Zuge der Corona-Pandemie betroffen sind, können einen Fördersatz von 100% in Anspruch nehmen. Die Bemessungsgrenze liegt in diesem Fall bei 4000 €.

Was kann gefördert werden?

Der Fördergegenstand ist in diesem Programm sehr breit angelegt und umfasst allgemeine Beratungen zu allen wirtschaftlichen, finanziellen, organisatorischen und personellen Fragen der Unternehmensführung. Aber auch spezielle Beratungen wie Integration von MigrantInnen, altersgerechte Gestaltung von Arbeit, zur Fachkräftegewinnung und -sicherung oder zur Sicherung von Umweltschutzaspekten sind möglich.

Unternehmen in Schwierigkeiten können die Beratungsleistung zur Sicherung ihrer wirtschaftlichen Leistungs- und Wettbewerbsfähigkeit nutzen.

Wer oder was kann nicht gefördert werden?

Keine Regel ohne Ausnahmen. Obwohl das Programm sehr breit aufgestellt ist, gibt es auch Unternehmen und Bereiche, die nicht gefördert werden. Dazu zählen:

  • Unternehmen und Freiberufler, die in der Unternehmensberatung, Steuerberatung bzw. als Rechtsanwalt, Notar, Insolvenzverwalter oder in ähnlicher Weise beratend oder schulend tätig sind
  • Unternehmen in einem Insolvenzverfahren
  • Gemeinnützige Unternehmen (auch gemeinnützige Vereine und Stiftungen)
  • Unternehmen in der Landwirtschaftliche, Fischerei und Aquakultur

Ferner ist zu beachten, dass keine Beratung gefördert wird, welche dem Vertrieb von Waren oder Dienstleistungen dient, überwiegend gutachterliche Stellungnahmen sowie Rechts-, Versicherungs- oder steuerrechtliche Fragen zum Inhalt hat. Auch eine reine Fördermittelberatung wird nicht bezuschusst.

Welche Berater?

Unternehmen können sich sowohl an selbstständige Beraterinnen und Beratern als auch an Beratungsunternehmen wenden. Wichtig ist, dass diese mehr als 50% ihres Umsatzes mit Beratungsdienstleistungen erzielen und über die notwendigen Fähigkeiten verfügen. Bevor Sie ein Beratungsunternehmen beauftragen, sollten Sie sich unbedingt bestätigen lassen, dass die Kosten nach den BAFA Richtlinien zuschussfähig sind. Dies kann beispielsweise durch die BAFA-ID erfolgen, die zertifizierten Beratern zugewiesen wird.

Und was ist mit der Verfahrensdokumentation?

Beratungsleistungen die sich mit der Digitalisierung von Geschäftsprozessen im Unternehmen befassen gehören explizit zum förderfähigen Bereich. Wer also z.B. über die Einführung des ersetzenden Scannens oder eines Dokumentenmanagementsystems nachdenkt kann sich hier vorher intensiv beraten lassen. Da diese Bereiche immer auch die Verfahrensdokumentation berühren, können sie einen Teil der Beratungsleistung für die Erstellung der Verfahrensdokumentation verwenden. Die eigentliche Erstellung der Verfahrensdokumentation sollte jedoch in ihrer Hand liegen. Unser Onlinetool dokutar hilft ihnen hierbei.