E-Rechnung und Verfahrensdokumentation
Mit dem Inkrafttreten des Wachstumschancengesetzes hat Deutschland einen bedeutenden Schritt in Richtung Digitalisierung des Rechnungswesens gemacht. Ab dem 1. Januar 2025 sind Unternehmen verpflichtet, elektronische Rechnungen (E-Rechnungen) im B2B-Bereich zu empfangen. Diese Regelung betrifft insbesondere kleine und mittlere Unternehmen (KMU), die sich auf neue Prozesse und Dokumentationsanforderungen einstellen müssen.
Was ist eine E-Rechnung?
Eine E-Rechnung (Abkürzung für elektronische Rechnung) ist mehr als nur ein digitales Abbild einer Papierrechnung. Sie muss in einem strukturierten elektronischen Format ausgestellt, übermittelt und empfangen werden, das eine automatische und elektronische Verarbeitung ermöglicht. In Deutschland sind die Formate XRechnung und ZUGFeRD gängig, die beide der EU-Norm EN 16931 entsprechen.
Einfach per E-Mail versandte PDF-Rechnungen gelten ab 2025 nicht mehr als elektronische Rechnungen, sondern als „sonstige Rechnungen“.
Übergangsregelungen und Fristen
Die Einführung der E-Rechnungspflicht erfolgt schrittweise:
- Ab 1. Januar 2025: Alle Unternehmen müssen in der Lage sein, E-Rechnungen zu empfangen und zu verarbeiten.
- Ab 1. Januar 2027: Unternehmen mit einem Vorjahresumsatz von über 800.000 Euro sind verpflichtet, E-Rechnungen auszustellen.
- Ab 1. Januar 2028: Alle übrigen Unternehmen müssen E-Rechnungen ausstellen, unabhängig vom Umsatz.
- Ausnahmen gelten für Kleinbetragsrechnungen bis 250 Euro und bestimmte steuerfreie Umsätze .
Herausforderungen für KMU
Für viele KMU bedeutet die Umstellung auf E-Rechnungen eine signifikante Veränderung ihrer Geschäftsprozesse. Denn in Deutschland sind noch immer viele Unternehmen im Rechnungswesen auf das Papier ausgerichtet. Diese Unternehmen werden mit folgenden Aspekten konfrontiert:
- Technische Anpassungen: Die vorhandene Buchhaltungssoftware muss E-Rechnungen als XRechnung oder ZUGFeRD verarbeiten können. Wer noch keine Buchhaltungssoftware verwendet muss sicherstellen, dass er E-Rechnungen anderweitig empfangen, validieren und verarbeiten kann.
- Prozessumstellungen: Der gesamte Rechnungsworkflow, von der Erstellung über den Versand bis zur Archivierung, muss digitalisiert und angepasst werden.
- Schulung der Mitarbeitenden: Mitarbeitende müssen im Umgang mit den neuen Formaten und Prozessen geschult werden.
Trotz dieser Herausforderungen bietet die E-Rechnung auch Vorteile:
- Effizienzsteigerung: Automatisierte Prozesse reduzieren den manuellen Aufwand und minimieren Fehlerquellen.
- Kosteneinsparungen: Wegfall von Druck- und Portokosten sowie schnellere Zahlungsabwicklungen.
- Umweltfreundlichkeit: Reduzierung des Papierverbrauchs trägt zum Umweltschutz bei.
E-Rechnung in der Verfahrensdokumentation
Die Verarbeitung von elektronischen Rechnungen erfordert eine Darstellung in der Verfahrensdokumentation, denn nur so kann die Nachvollziehbarkeit und Nachprüfbarkeit der Buchführungsprozesse sicherzustellen.
Wichtige Aspekte, die in der Verfahrensdokumentation berücksichtigt werden müssen:
- Beschreibung der eingesetzten Systeme: Darstellung der verwendeten Softwarelösungen für die Erstellung, den Versand, den Empfang und die Archivierung von E-Rechnungen.
- Prozessdokumentation: Schritt-für-Schritt-Beschreibung des Rechnungsprozesses, einschließlich der Verantwortlichkeiten und Kontrollmechanismen.
- Archivierung: Nachweis der GoBD-konformen, revisionssicheren Archivierung der E-Rechnungen, inklusive Zugriffsrechte und Aufbewahrungsfristen.
- Änderungsmanagement: Dokumentation von Änderungen an den Systemen und Prozessen, einschließlich der Gründe und Auswirkungen.
- Schulungsmaßnahmen: Nachweis über Schulungen der Mitarbeitenden im Umgang mit E-Rechnungen und den entsprechenden Systemen.
In dokutar können Sie diese Aspekte zur E-Rechnung ganz einfach dokumentieren. Wir die Haben unser Tool zur Erstellung von Verfahrensdokumentationen um den Bereich E-Rechnungen erweitert, so dass alle obigen Aspekte abgedekt werden.
Fazit
Die verpflichtende Einführung der E-Rechnung ab 2025 stellt insbesondere KMU vor neue Herausforderungen. Eine frühzeitige Auseinandersetzung mit den technischen und organisatorischen Anforderungen sowie sind entscheidend, um den Übergang erfolgreich zu gestalten und von den Vorteilen der Digitalisierung zu profitieren. Durch die Integration der E-Rechnung in das Onlinetool dokutar kommen Sie ihrer Dokumentationspflicht sehr einfach und schnell nach.
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