Die europäische Norm EN 16931
Inhalte und Bedeutung für den elektronischen Rechnungsaustausch
Mit der zunehmenden Digitalisierung des Rechnungswesens in Europa spielt die Norm EN 16931 eine zentrale Rolle. Sie bildet das Rückgrat für die standardisierte elektronische Rechnungsstellung innerhalb der EU – insbesondere im öffentlichen Sektor – und hat auch großen Einfluss auf den privaten B2B-Bereich. Dieser Artikel beleuchtet die wichtigsten Inhalte und die praktische Bedeutung der Norm.
Was ist die EN 16931?
Die EN 16931 ist eine von der Europäischen Kommission verabschiedete Norm, die die semantischen Anforderungen an eine elektronische Rechnung definiert. Ihr offizieller Titel lautet:
„Elektronische Rechnungsstellung – Semantisches Datenmodell der Kernrechnungselemente“
Sie wurde im Rahmen der EU-Richtlinie 2014/55/EU entwickelt, welche die verpflichtende Annahme von E-Rechnungen im öffentlichen Auftragswesen in der EU regelt. Ziel ist es, einen einheitlichen, interoperablen Standard für elektronische Rechnungen zu schaffen, der grenzüberschreitende Geschäftsvorgänge erleichtert.
Inhalte der EN 16931
Die Norm definiert:
1. Semantisches Datenmodell
Sie beschreibt, welche Informationen in einer E-Rechnung enthalten sein müssen, z. B.:
- Rechnungssteller und -empfänger
- Rechnungsnummer und -datum
- Lieferdatum und -beschreibung
- Steuerinformationen (z. B. USt-IdNr., Steuersätze)
- Zahlungsbedingungen
- Bankverbindungen
Ziel ist es, ein gemeinsames Verständnis dieser Inhalte zwischen Rechnungssteller und -empfänger sicherzustellen.
2. Technische Umsetzungsrichtlinien
Die Norm legt keine konkrete Dateiformatierung fest, erlaubt jedoch die Verwendung strukturierter XML-Formate, die die semantischen Anforderungen erfüllen – beispielsweise:
- XRechnung (offizieller deutscher Standard)
- ZUGFeRD 2.x (hybrider Standard: PDF mit eingebettetem XML)
- UBL (Universal Business Language)
3. Code-Listen und Validierungsregeln
EN 16931 enthält auch zahlreiche Code-Listen (z. B. für Währungen, Maßeinheiten, Steuerarten) und Prüfregeln zur Validierung der Datenqualität.
Bedeutung der EN 16931 in der Praxis
1. Verbindlicher Standard im öffentlichen Sektor
Seit April 2020 müssen alle öffentlichen Auftraggeber in der EU elektronische Rechnungen nach EN 16931 annehmen können. In Deutschland wurde dies mit der XRechnung konkret umgesetzt, die vollständig auf der Norm basiert.
2. Interoperabilität in Europa
Die Norm schafft eine gemeinsame Sprache für elektronische Rechnungen – auch grenzüberschreitend. Das erleichtert insbesondere kleinen und mittleren Unternehmen die Teilnahme an europaweiten Ausschreibungen und Geschäftsbeziehungen.
3. Rechtskonformität und Automatisierung
Durch die Standardisierung wird die rechtssichere Verarbeitung und Archivierung elektronischer Rechnungen erleichtert. Gleichzeitig fördern strukturierte Rechnungen eine automatisierte Verarbeitung, was Zeit und Kosten spart.
4. Grundlage für nationale Umsetzungen
Nationale Formate wie XRechnung (DE), Facturae (ES) oder FatturaPA (IT) orientieren sich entweder direkt oder indirekt an EN 16931. In vielen Fällen sind diese Formate durch die Norm validierbar und damit international anschlussfähig.
Rechtssicherheit durch einheitliche Definition
Die EN 16931 ist weit mehr als eine technische Spezifikation – sie ist der europäische Schlüssel zur digitalen Transformation der Rechnungsstellung. Durch die einheitliche Definition von Rechnungsinhalten und -regeln sorgt sie für Klarheit, Effizienz und Rechtssicherheit im elektronischen Rechnungsaustausch. Besonders im Zuge der verpflichtenden E-Rechnungspflicht in Deutschland ab 2025 gewinnt die Norm auch für Unternehmen im nationalen B2B-Umfeld zunehmend an Relevanz. Wer sich frühzeitig mit den Anforderungen der EN 16931 vertraut macht, sichert sich Vorteile im Wettbewerb und eine zukunftsfähige Rechnungsverarbeitung.
