E-Rechnungsformate im Überblick: XRechnung, ZUGFeRD und weitere Standards

Die Digitalisierung der Geschäftsprozesse schreitet unaufhaltsam voran – insbesondere im Bereich der Rechnungsstellung. Elektronische Rechnungen (E-Rechnungen) ersetzen zunehmend Papierrechnungen und ermöglichen eine automatisierte, effiziente und medienbruchfreie Verarbeitung. Dabei spielen standardisierte Formate eine zentrale Rolle. Zwei der bekanntesten E-Rechnungsformate in Deutschland sind XRechnung und ZUGFeRD. Daneben existieren weitere nationale und internationale Formate, die je nach Anwendungsbereich zum Einsatz kommen. Dieser Artikel gibt einen Überblick über die beiden wichtigsten Formate und stellt ergänzend weitere relevante Standards vor.

XRechnung – Der Standard für die öffentliche Verwaltung

Die XRechnung ist ein XML-basiertes E-Rechnungsformat, das speziell für die Anforderungen der deutschen öffentlichen Verwaltung entwickelt wurde. Sie ist das offizielle Standardformat gemäß der E-Rechnungsverordnung (ERechV) und seit dem 27. November 2020 verpflichtend für alle Rechnungen an deutsche Bundesbehörden. Auch viele Bundesländer und Kommunen setzen auf diesen Standard.

Die XRechnung basiert auf der europäischen Norm EN 16931, die den rechtlichen und technischen Rahmen für elektronische Rechnungen in der EU vorgibt. Die Struktur der XRechnung ist rein maschinenlesbar und enthält keine visuelle Darstellung. Für die Prüfung durch Menschen sind daher separate PDF-Dokumente oder Viewer notwendig.

Merkmale der XRechnung:

Reines XML-Datenformat (semantisch standardisiert)
Konform zur EU-Norm EN 16931
Verpflichtend für B2G (Business to Government)
Unterstützt keine eingebetteten visuellen Darstellungen

Die XRechnung eignet sich besonders gut für vollständig automatisierte Verarbeitungsketten in großen Verwaltungseinheiten oder Unternehmen mit hohem Rechnungsvolumen.

ZUGFeRD – Hybridformat mit Mensch-Maschine-Kompatibilität

Das ZUGFeRD-Format (Zentraler User Guide des Forums elektronische Rechnung Deutschland) wurde vom Forum elektronische Rechnung Deutschland (FeRD) entwickelt und kombiniert maschinenlesbare XML-Daten mit einem visuell lesbaren PDF/A-3-Dokument. Das macht es zu einem sogenannten Hybridformat.

ZUGFeRD ist besonders in der Privatwirtschaft (B2B) beliebt, da es sowohl den Bedürfnissen nach Automatisierung als auch nach menschlicher Lesbarkeit gerecht wird. Eine PDF-Datei enthält die Rechnung in visueller Form, während die strukturierten XML-Daten im Hintergrund eingebettet sind.

Seit Version 2.0 ist ZUGFeRD vollständig konform zur europäischen Norm EN 16931 und damit auch für die Kommunikation mit öffentlichen Stellen geeignet. Die aktuellste Version, ZUGFeRD 2.2, unterstützt verschiedene Profile (z. B. EN 16931-konform, Extended, Basic), um unterschiedliche Anwendungsfälle abzudecken.

Merkmale von ZUGFeRD:

Hybridformat (PDF + eingebettetes XML)
EU-Norm-konform (ab Version 2.0)
Geeignet für B2B und B2G
Benutzerfreundlich für Unternehmen ohne komplexe IT-Infrastruktur

ZUGFeRD bietet einen idealen Kompromiss zwischen maschineller Verarbeitbarkeit und menschlicher Lesbarkeit und ist besonders für kleine und mittlere Unternehmen attraktiv.

Weitere E-Rechnungsformate

Neben XRechnung und ZUGFeRD gibt es weitere Formate, die national und international verwendet werden:

Factur-X: Das französische Pendant zu ZUGFeRD, mit dem es vollständig kompatibel ist. Beide Formate basieren auf demselben Datenmodell und XML-Struktur.
EDIFACT (Electronic Data Interchange For Administration, Commerce and Transport): Ein älteres, aber immer noch weit verbreitetes EDI-Format, das vor allem im internationalen Handel eingesetzt wird.
UBL (Universal Business Language): Ein XML-basiertes Format, das weltweit zur Standardisierung von Geschäftsprozessen verwendet wird und in Ländern wie Dänemark oder den Niederlanden verbreitet ist.
PEPPOL BIS Billing 3.0: Ein E-Rechnungsstandard im Rahmen des PEPPOL-Netzwerks (Pan-European Public Procurement OnLine), der vor allem in der internationalen öffentlichen Beschaffung eingesetzt wird.

Welches Format ist das richtige?

Die Einführung standardisierter E-Rechnungsformate wie XRechnung und ZUGFeRD hat die Digitalisierung der Rechnungsprozesse entscheidend vorangebracht. Während die XRechnung den hohen Automatisierungsgrad der öffentlichen Verwaltung unterstützt, bietet ZUGFeRD mit seiner hybriden Struktur eine flexible Lösung für die Privatwirtschaft. Je nach Einsatzbereich können auch internationale Formate wie UBL oder PEPPOL eine Rolle spielen. Die Wahl des richtigen Formats hängt maßgeblich von den Anforderungen an Lesbarkeit, Automatisierung und rechtliche Rahmenbedingungen ab. Unternehmen und öffentliche Stellen, die frühzeitig auf E-Rechnungen umstellen, profitieren von Effizienzgewinnen, Kosteneinsparungen und rechtlicher Sicherheit.