Die Kassen-Nachschau

Durch diese Gesetzesänderung ist die Finanzverwaltung seit dem 01.01.2018 berechtigt, die Kassenaufzeichnungen unangekündigt in Form einer sogenannten Kassen-Nachschau zu prüfen. Mit der Kassen-Nachschau ist die Finanzverwaltung in der Lage zeitnah die Ordnungsmäßigkeit der Kassenaufzeichnungen und die ordnungsgemäßen Übernahme der Kassenaufzeichnungen in die Buchführung zu überprüfen. Grundlage für die Kassen-Nachschau ist das Gesetz zum Schutz vor Manipulationen an digitalen Grundaufzeichnungen vom 22. Dezember 2016 (BGBl. S. 3152).

Für welche Kassensysteme gilt die Kassen-Nachschau?

Eine Kassen-Nachschau erstreckt sich auf alle Arten von Kassen z.B.:

• elektronische Kassensysteme
• Registrierkassen
• App-Systeme
• Waagen mit Registrierkassenfunktion
• offene Ladenkassen
• Tageskassenbericht
• Kassenbuch

Unter welchen Voraussetzungen darf eine Kassen-Nachschau erfolgen?

Im Gegensatz zu einer steuerlichen Außenprüfung ist für eine Kassen-Nachschau keine Prüfungsanordnung notwendig. In der Regel findet eine Kassen-Nachschau unangekündigt statt. Die Aufforderung zur Duldung der Kassen-Nachschau ist ein Verwaltungsakt, der formlos erlassen werden kann, z.B. mündlich mit Vorzeigen des Ausweises. Nachdem der Amtsträger sich ausgewiesen hat, ist der Steuerpflichtige zur Mitwirkung im Rahmen der Kassen-Nachschau verpflichtet. Der Prüfer hat ein umfassendes Datenzugriffsrecht gem. § 146b Abs. 2 Satz 2 AO.

Welche Rechtsmittel gibt es gegen die Kassen-Nachschau?

Die im Rahmen der Kassen-Nachschau ergangenen Verwaltungsakte können mit dem Einspruch angefochten werden. Der Finanzbeamte ist berechtigt und verpflichtet, den schriftlichen Einspruch entgegenzunehmen. Der Einspruch hat allerdings keine aufschiebende Wirkung und hindert daher nicht die Durchführung der Kassen-Nachschau. Dies ist nur durch eine Aussetzung der Vollziehung des angefochtenen Verwaltungsakts möglich.

Wann und wo darf die Kassen-Nachschau stattfinden?

Amtsträger dürfen während der üblichen Geschäftszeiten die Geschäftsgrundstücke oder Geschäftsräume des Steuerpflichtigen betreten. Dies schließt auch Fahrzeuge ein, die land- und forstwirtschaftlich, gewerblich oder beruflich genutzt werden. Die Kassen-Nachschau kann aber auch außerhalb der üblichen Geschäftszeiten vorgenommen werden, nämlich dann wenn im Unternehmen noch oder schon gearbeitet wird.  Wohnräume dürfen gegen den Willen des Inhabers nur zur Verhütung dringender Gefahren für die öffentliche Sicherheit und Ordnung betreten werden.

Welche Unterlagen müssen dem Prüfer vorgelegt werden?

Dem Prüfer sind alle Aufzeichnungen, Bücher und die für die Kassenführung relevanten sonstigen Organisationsunterlagen, insbesondere die Bedienungsanleitung des Kassensystems vorzulegen. Auch die Verfahrensdokumentation zu den eingesetzten Aufzeichnungssystemen sowie Betriebsabläufen, die Auswertungs-, Programmier- und Stammdaten, deren Änderungsdaten sowie Handbücher, Bedienungs- und Programmieranleitungen sind vorzuhalten. Vor diesem Hintergrund wird deutlich, wie wichtig die Pflicht zur Verfahrensdokumentation ist.

Was darf der Prüfer noch verlangen?

Im Rahmen der Kassen-Nachschau darf der Prüfer Einsichtnahme in die digitalen Daten oder deren Übermittlung über die einheitliche digitale Schnittstelle verlangen. Eine Beobachtung der Kassen und ihrer Handhabung in Geschäftsräumen, die der Öffentlichkeit zugänglich sind, ist ohne Pflicht zur Vorlage eines Ausweises zulässig. Dabei muss die Kassen-Nachschau nicht am selben Tag wie die Beobachtung der Kassen und ihrer Handhabung erfolgen. Dies gilt z.B. auch für Testkäufe.

Ein zentrales Element der Kassen-Nachschau ist häufig der Kassensturz. Hier wird der aktuelle Kassenbestand laut Kassenbuchführung mit dem tatsächlich vorhandenen Bargeldbestand abgeglichen. Zu Dokumentationszwecken ist der Amtsträger berechtigt, Unterlagen und Belege zu scannen oder zu fotografieren.

Die Bedeutung der Verfahrensdokumentation bei der Kassen-Nachschau

Sofern ein Anlass zu Beanstandungen der Kassenaufzeichnungen, Kassenbuchungen oder nach dem 31.12.2019 der zertifizierten technischen Sicherheitseinrichtung besteht, kann der Prüfer ohne vorherige Prüfungsanordnung zur Außenprüfung übergehen. Auch die fehlende Verfahrensdokumentation kann ein Anlass zum Übergang zu einer Außenprüfung darstellen. Dies macht deutlich, dass insbesondere für bargeldintensive Unternehmen aus dem Einzelhandel und der Gastronomie eine Verfahrensdokumentation besonders wichtig ist. Der Übergang zur Außenprüfung muss dem Steuerpflichtigen bekannt gegeben werden.

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Autor: Markus Stefani, Diplom-Finanzwirt (FH), Steuerberater