Vor- und Nachteile von Musterverfahrensdokumentationen

Wer sich mit dem Thema Verfahrensdokumentation beschäftigt stößt recht schnell auf die bestehenden Musterverfahrensdokumentationen. Dabei handelt es sich um Vorlagen, welche verwendet werden können, um für das eigene Unternehmen eine Verfahrensdokumentation zu erstellen. Allerdings gilt es zu bedenken, dass die drei derzeit zur Verfügung stehenden Musterverfahrensdokumentationen nur Teilbereiche abdecken. Dies sind Stand heute (Aug 2023) die Bereiche Belegablage, Kassenführung und ersetzendes Scannen. Will man diese Musterverfahrensdokumentationen für sein Unternehmen nutzen, so gilt einiges zu beachten. Wir möchten deshalb an dieser Stelle die Vor- und Nachteile erläutern.

Die Musterverfahrensdokumentationen sind kostenlos erhältlich

Der sicherlich größte Vorteil ist, dass sie kostenlos sind. Alle drei Musterverfahrensdokumentationen stehen als PDF bzw. MS-Word Download bereit.

1. Die Musterverfahrensdokumentation zur Belegablage wurde von der AWV – Arbeitsgemeinschaft für wirtschaftliche Verwaltung e.V. am 19. Oktober 2015 veröffentlicht.
   https://www.awv-net.de/upload/pdf/Belegablage_V1_20151026.pdf
2. Die Musterverfahrensdokumentation zum ersetzenden Scannen wurde von der Bundessteuerberaterkammer (BstBK) und dem Deutschen Steuerberaterverband e.V. (DstV) erarbeitet und ist in der Version 2.0 am 29. November 2019 erschienen.
   https://www.bstbk.de/downloads/bstbk/steuerrecht-und-rechnungslegung/fachinfos/BStBK_Muster-VerfD-ersetzendes-Scannen_v2.0-2019-11-29.pdf
3. Die Musterverfahrensdokumentation zur Kassenführung veröffentlichte der Deutsche Fachverband für Kassen- und Abrechnungstechnik DFKA im April 2019.
   https://dfka.net/wp-content/uploads/2019/04/VD-Kassenf%C3%BChrung_Stand_April-2019.pdf

Die Musterverfahrensdokumentationen bilden nur Teilbereiche ab

Keine Frage, die Bereiche Belegablage, Kassenführung und ersetzendes Scannen sind im Hinblick auf die GoBD von zentraler Bedeutung. Und wählt man die angesprochenen Muster, so kann man damit einen Großteil der Anforderungen an eine Verfahrensdokumentation abdecken. Aber eben nicht alle!

Was ist zum Beispiel mit dem Onlinehandel? Gerade in diesem Geschäftsbereich fallen sehr viele steuerrelevante digitale Daten an, die über Schnittstellen ausgetauscht werden und auf vielfältige Art und Weise verarbeitet werden. Daten also, für die sich das Finanzamt in besonderem Maße interessiert und die insofern dokumentiert werden müssen.

Das Gleiche gilt für die Bereiche Angebotserstellung, Auftragsabwicklung, Fakturierung und Zahlungsverkehr. Aber auch das Thema Unveränderbarkeit von E-Mails mit dem Status von Handelsbriefen wird in den bestehenden Mustern nicht behandelt.

Die Muster sind sehr umfangreich

Dieser Umstand ist einerseits als Vorteil und andererseits als Nachteil zu werten. Nimmt man alle drei Dokumente zusammen, so kommt man auf insgesamt 107 Seiten. Man kann also davon ausgehen, dass bei der Erstellung der Musterverfahrensdokumentationen sehr sorgfältig vorgegangen wurde und dass auf alle relevanten Aspekte eingegangen wird.

Andererseits ist es eine enorme Aufgabe, sich durch das ganze Material zu arbeiten und daraus eine auf das Unternehmen zugeschnittene Verfahrensdokumentation zu erstellen. Hinzu kommt, dass neben der Belegablage, der Kassenführung und dem ersetzenden Scannen, weitere Themen für eine Verfahrensdokumentation relevant sind.

Hat man es dann irgendwann tatsächlich geschafft und das Dokument liegt vor einem, stellt sich die Frage, wie ein solch umfangreiches Werk gepflegt werden soll? Denn eine Verfahrensdokumentation ist kein statisches Dokument, sondern muss immer wieder an sich verändernde Gegebenheiten angepasst werden. Zum einen weil sich die gesetzlichen Grundlagen ändern können und zum anderen, weil sich im Unternehmen Zuständigkeiten oder Prozesse verändern. Regelmäßig Änderungen an einem über 100 Seiten langen Dokument vorzunehmen und dabei immer den Überblick zu behalten ist jedoch nicht einfach.

Direkte Nutzung der Musterverfahrendokumentationen ist sehr aufwändig

Die bisherigen Ausführungen machen deutlich, dass die direkte Nutzung der drei Musterverfahrensdokumentationen sehr zeitaufwändig ist. Damit relativiert sich der Vorteil einer kostenlosen Nutzung wieder. Denn für die Erstellung ist viel Zeit aufzuwenden, die besser in produktivere Bereiche eingesetzt werden sollte. Hinzu kommt, dass es für die Mitarbeiter nicht besonders motivierend ist, sich auf diese sehr „bürokratische Art und Weise“ mit dem Thema auseinanderzusetzen.

doktar basiert auf den drei Musterverfahrensdokumentationen

Das Onlinetool dokutar geht da einen ganz anderen Weg. Unsere Software ist modular aufgebaut und die notwendigen Angaben für die Erstellung der Verfahrensdokumentation werden im Interviewstil abgefragt und das Dokument dann dynamisch erstellt.

Ein großer Teil der Informationen, die für die Erarbeitung von dokutar verwendet wurde, stammt von den Musterverfahrensdokumentationen. Für uns liegt der große Wert dieser Dokumente also darin, dass sie gewissermaßen den Standard für den entsprechenden Bereich darstellen.

dokutar geht jedoch noch deutlich weiter: so sind mittlerweile 19 vordefinierte Geschäftsprozesse in dokutar enthalten und es ist möglich weitere individuelle Prozesse zu definieren. Auch die Aktualisierung ist sehr einfach und geht schnell von der Hand. Dadurch gelingt es, die gesetzlichen Vorgaben mit einem minimalen Zeitaufwand zu erfüllen.