Kasse Betriebstagebuch

Betriebstagebuch Kassenführung

Dokumentation von Besonderheiten beim Umsatz

Stellen Sie sich folgende Situation vor: Sie besitzen ein Einzelhandelsgeschäft für Damenmode mit 3 Mitarbeitenden in guter Lage einer mittelgroßen, deutschen Stadt. Bei einer Betriebsprüfung durch das Finanzamt hat der zuständige Beamte nach einem Scan Ihrer Unternehmensdaten mit der Prüfungssoftware IDEA festgestellt, dass im Juni 2018 die Umsätze Ihres Unternehmens deutlich unter dem Durchschnitt lagen. Der Betriebsprüfer hätte hierfür gerne ein plausible Erklärung. Die können Sie jedoch nicht auf Anhieb geben, denn schließlich liegt der angegebene Zeitraum bereits 3 Jahre zurück. Sie erinnern sich, dass vor einigen Jahren eine Baustelle vor Ihrem Geschäft für einen erschwerten Zugang zu Ihrem Ladengeschäft geführt hat. War das in dieser Zeit? Oder waren schlechte Wetterverhältnisse Schuld für den Umsatzrückgang? Ohne Aufzeichnungen wäre es sehr aufwändig, im Nachhinein die genauen Gründe zu recherchieren. Und in vielen Fällen wäre es sogar unmöglich.

Damit Sie bei solch wichtigen Fragen nicht in Erklärungsnot kommen, empfehlen wir zu jeder Kasse ein Betriebstagebuch zu führen. Darin können alle Besonderheiten dokumentiert werden, die zu einem durchschnittlich schlechteren oder besseren Umsatz geführt haben oder den Wareneinsatz beeinflusst haben.

Nachfolgende Auflistung gibt beispielhaft wieder, welche Ereignisse und Besonderheiten hier von Bedeutung sein können.

Mögliche Gründe für einen erhöhten Wareneinsatz:

  • Warenaustausch und Warenrücknahme
  • Zugaben, Geschenke
  • Bruch, Schwund, Verderb
  • Warendiebstahl, Zechprellerei
  • Eigenverbrauch / -verzehr
  • Freigetränke, Happy Hour, Rabattaktionen

Mögliche Gründe für eine durchschnittlich schlechtere Ertragslage

  • Abweichende Öffnungszeiten
  • Eingeschränkte Erreichbarkeit (z.B. Baustelle)
  • Ungünstige Wetterverhältnisse
  • Technische Störungen (z.B. Ausfall Strom, Wasser, Heizung, Kassensystem, Schankanlage)

Mögliche Gründe für eine durchschnittlich bessere Ertragslage

  • Stadtfest
  • günstige Wetterverhältnisse
  • Werbekampagne

Besonderheiten beim Bargeldverkehr

  • Diebstahl, Unterschlagung, Untreue
  • Falschgeld
  • Annahme von Fremdwährung
  • Trinkgeld

Betriebstagebuch als Musterformular zum Download

Wie Sie der obigen Auflistung entnehmen können ist die Führung eines Betriebstagebuchs nicht nur für Einzelhandelsunternhemen, sondern generell für alle bargeldintensiven Unternehmen sinnvoll.

dokutar stellt Ihnen ein Musterformular zur Führung eines Betriebstagebuchs zum kostenlosen Download zur Verfügung. Darin finden Sie die oben aufgeführten Punkte in tabellarischer Form, so dass Sie bei Bedarf schnell und einfach die entsprechenden Besonderheiten dokumentieren können.

Da bei technischen Störungen im Zusammenhang mit der Kassenführung (z.B. Ausfall der zertifizierten TSE) eine besondere Dokumentationspflicht bestehen kann, stellen wir mit dem Musterformular „Störmeldung Kasse“ einen weiteren Vordruck bereit, der Ihnen hilft Besonderheiten im Zusammenhang mit der Kassenführung zu dokumentieren.

Diese und weitere Musterformulare zur Kassenführung finden Sie auch im Downloadbereich des dokutar Online-Tools.

Betriebstagebuch Kassenführung

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